Anwendung nachvollziehen. Nicht nur Wirkung behaupten.
Die Bibliothek dokumentiert Aufgaben, Lösungswege, Reifegrade und Grenzen. Einige Szenarien stammen aus eigener Anwendung, andere verdichten typische Anforderungslagen. Sie geben Orientierung – und sind keine Kundenerfolgsgeschichten.
83 Dossiers im Register
- Produktiv
- 03
- Pilot
- 02
- Konzept
- 78
Ein Szenario zeigt den Ablauf. Ein Branchenprofil zeigt, was ihn prägt.
Daten, Verantwortung, vorhandene Systeme und regulatorische Bedingungen entscheiden mit, ob dieselbe technische Idee in einem Umfeld trägt und in einem anderen nicht.
Ausgangslagen ansehenSzenarien nach Fragestellung erkunden.
Reifegrad zuerst, Ausgangslage danach. Die kompakte Ansicht zeigt die Dossiers auf einen Blick; die vertiefte Ansicht legt weitere Bestandsangaben offen. Wer im Ablauf entscheidet, ordnet die Autonomiestufe ein. Wer vom eigenen Ablauf her sucht, findet denselben Bestand auf der Prozesslandkarte nach Einheit und Prozess geordnet.
Weitere Filter
40 Hausversionen eines Addressable-TV-Spots
Eine Verbundgruppe schaltet Addressable TV; jedes der 40 Häuser soll seinen Spot mit eigenem Namen, Adresse, Aktion und Sprecher-Ansage bekommen. Klassisch sind das 40 Sprecheraufnahmen und 40 Schnittversionen. Regionalisierte Spots scheitern an den Kosten je Version, nicht an der Idee.
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- Typisches Szenario
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Stack After Effects Templates / DaVinci Resolve · ElevenLabs (lizenzierte Stimme) · n8n · Whisper / Voxtral (Gegenprüfung)
Abschluss-Checkliste aus dem Buchungsstand für die Kanzlei
Vor jedem Monats- und Jahresabschluss stellt der selbst buchende Betrieb Belege, Abstimmungen und Listen für die Kanzlei zusammen, meist Konto für Konto nach Papier-Checkliste. Unterlagen kommen oft gesammelt im Januar. Rückfragen der Kanzlei betreffen dann Vorgänge, die Monate zurückliegen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Buchhaltungssoftware mit Export (Saldenliste, OP-Listen, Bankumsätze) · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API · Tabellen- oder Dokumentvorlage in Microsoft 365 oder Google Workspace
Abweichungsliste aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung
Bei jeder Lieferung und jeder Rechnung muss jemand prüfen, ob geliefert und berechnet wurde, was bestellt war. Lieferschein, Bestellung und Rechnung liegen an verschiedenen Orten, die Positionen werden selten einzeln geprüft. Fehlmengen fallen oft erst auf, wenn die Rechnung Wochen später nicht passt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Warenwirtschaft oder Handwerkersoftware mit Bestellungen · OCR · Sprachmodell über API · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n)
Aktenchronologie und Aktenzusammenfassung mit Fundstellen
In Zivil- und Arbeitsgerichtsprozessen sowie bei Gesellschafterstreitigkeiten wachsen Akten auf hunderte Seiten: Schriftsätze beider Seiten, Anlagen, E-Mail-Verläufe, Protokolle. Vor Terminen, bei Vertretung eines Kollegen oder bei Mandatsübernahme muss der Sachverhalt schnell erfasst werden. Das kostet Anwaltsstunden, die selten voll abrechenbar sind.
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- Mensch im Loop
Stack Ollama / vLLM (lokal) · Qdrant · OCRmyPDF · Weboberfläche mit Fundstellenanzeige
Angebot aus Sprachnotiz für einen Elektrobetrieb
Die Angebotserstellung ist im Elektrohandwerk die zeitraubendste Büroaufgabe – 1 bis 2 Stunden pro Angebot, oft abends nach der Baustelle. Bei vollen Auftragsbüchern und Fachkräftemangel bremst das den Auftragsdurchsatz unmittelbar.
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- Typisches Szenario
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- Self-hosted
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Voxtral (self-hosted) · Ollama (lokales LLM) · Kalkulationssoftware-Schnittstelle
Angebots- und Deckungsvergleich in Klartext für einen Versicherungsmakler
Angebots- und Deckungsvergleiche erfordern, komplexe Versicherungsbedingungen manuell aufzubereiten und für Kund:innen verständlich zu machen – zeitintensiv und fehleranfällig, besonders bei vielen Tarifvarianten.
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Stack Ollama (lokales LLM) · MVP-/Vergleicher-Schnittstelle · n8n
Angebots-Recherche für ein Elektrohandwerk
Bauleiter brauchten oft Material von 3–5 Lieferanten – Verfügbarkeit, Preis, Lieferzeit. Drei Telefonate, zwei Webshops, zwanzig Minuten. Bei zehn Materialien am Tag: ein halber Arbeitstag verschenkt.
- Herkunft
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Browser-Agent · OpenRouter · Excel-Export
Angebotsentwurf mit Blick auf vergleichbare Projekte
Jedes Angebot wird neu kalkuliert, obwohl die Agentur ähnliche Projekte dutzendfach gemacht hat. Die Nachkalkulation liegt in Ordnern, die niemand öffnet; Angebote sind uneinheitlich, Aufwände werden unterschätzt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
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Stack n8n · Qdrant · Mistral (EU) oder self-hosted · Projekttool-Export · Kalkulationsvorlage
Arbeits- und Aufhebungsvertrags-Check gegen die eigene Klauselbibliothek
Arbeitgebermandanten legen Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Zeugnisse zur Prüfung vor, Arbeitnehmer bringen fremde Verträge mit. Die Prüfung auf Ausschlussfristen, Überstundenklauseln, Vertragsstrafen, Rückzahlungsklauseln und die Angaben nach dem Nachweisgesetz ist Standardarbeit, die sich stark wiederholt – und deren Tiefe je nach Bearbeiter und Tageslage schwankt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Ollama / vLLM (lokal) · Klauselbibliothek (Datenbank oder DMS) · n8n · DOCX-Ausgabe mit Kommentaren
Aufmaß- und Servicebericht per Sprache und Foto
Mess-, Prüf- und Servicedokumentation (auch im Kontext DGUV V3) ist formgebunden und wird oft 'abends im Büro' nachgeholt. Aufmaß-Notizen sind unklar, die Übertragung in die Software kostet Zeit, die auf der Baustelle fehlt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
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Stack Voxtral (Mistral STT) · Vision-LLM · n8n · Handwerkersoftware-Schnittstelle
Auftrag aus Bestellmail vorerfassen und Bestätigung entwerfen
Bei jedem eingehenden Auftrag tippt jemand im Innendienst Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Termine aus Mail oder PDF in die Warenwirtschaft. Liegt ein Angebot vor, wird von Hand dagegen abgeglichen. Das bindet erfahrene Kräfte und erzeugt Zahlendreher und falsche Verpackungseinheiten.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API mit festem JSON-Schema · OCR für PDF und Scan · Schnittstelle zu Warenwirtschaft oder ERP · Microsoft 365 oder Google Workspace
Aus einem Imagefilm alle Formate, Längen und Sprachen
Ein 90-Sekünder soll als 30er und 15er, in 9:16 für Reels, mit Untertiteln und in einer zweiten Sprache erscheinen. Jede Ableitung war bisher ein eigener kleiner Auftrag; Formatvielfalt ist Standard, die Produktion dafür war linear.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack DaVinci Resolve 20 · Premiere Auto Reframe · Descript / Opus Clip · ElevenLabs Dubbing · DeepL + Lektor
Automatisierte Angebots-Vorlagen für Arzneimittel-Großhandel
Vertrieb erstellte Angebote von Hand aus Kundenhistorie + aktuellem Preisbuch – 30–45 Minuten pro Angebot, Fehlerquote bei Konditionen.
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Stack n8n · OpenRouter · Claude · Word-Templates
Automatisierter Unterlagen-Nachfass für eine Steuerkanzlei
Für Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärung fehlt regelmäßig ein Teil der Mandantenunterlagen. Das Nachfassen – Erinnern, Telefonieren, Status nachhalten – bindet täglich Zeit der knappen Fachkräfte und erzeugt Liegezeiten bis zur Frist.
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- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Ollama (lokales LLM) · DATEV DMS
Befunddiktat und Arztbrief-Entwurf per Spracherkennung
Behandlungsdokumentation und Arztbriefe werden häufig manuell getippt – oft 'nach der Sprechstunde'. Doku gilt als Hauptbelastung und Ausstiegsgrund; jede Minute pro Befund summiert sich über den Tag.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Medizinische Spracherkennung · Ollama (lokales LLM) · PVS-Schnittstelle
Beleg-Vorerfassung für eine Steuerkanzlei
Eingangsrechnungen kamen als PDFs per Mail oder als Foto vom Mandanten via WhatsApp. Die Buchhaltung tippte Daten manuell in DATEV: Lieferant, Datum, Betrag, Konto. Pro Beleg 2–3 Minuten, bei 80 Belegen am Tag: ein halber Mitarbeitertag verbrannt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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Stack n8n · OCR (lokal) · Ollama (lokales LLM) · DATEV-Schnittstelle
Beratungsbot für ein Möbelhaus mit Übergabe an den Verkauf
100 Anfragen am Tag zu Lieferzeit, Verfügbarkeit, Maßen und Filialen, per Formular, WhatsApp und Telefon. Das Verkaufsteam beantwortet sie zwischen zwei Beratungen, außerhalb der Öffnungszeiten bleibt alles liegen. Falsche Lieferzusagen sind teurer als keine.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Qdrant · Mistral (EU) · Botpress / Voiceflow · WhatsApp Business API
Bestellvorschlag aus Bestand und Verbrauch, Mensch gibt frei
Nachbestellt wird je nach Artikel täglich bis monatlich, oft nach Erfahrung, Merkzettel oder Zuruf. Saison, Feiertage und geplante Aufträge rechnet jemand im Kopf mit. Das Ergebnis schwankt zwischen Überbestand, der Kapital und Lagerfläche bindet, und Fehlmengen beim Kunden oder auf der Baustelle.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Warenwirtschaft oder Kassensystem mit Bestellvorschlag · Prognosedienst über API · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API
Betriebsangaben einmal erfassen und alle Profile aktuell halten
Ändern sich Öffnungszeiten, eine Leistung oder die Telefonnummer, passt der Betrieb Website, Google-Profil und Verzeichnisse einzeln an. Das kommt mehrmals im Jahr vor, und oft bleibt ein Kanal veraltet. Änderungen, die Google aus Nutzerhinweisen übernimmt, fallen erst auf, wenn Kunden vor der geschlossenen Tür stehen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Sprachmodell über API · Tabelle als Stammdatenblatt · Google Business Profile API (optional)
Betriebskosten-Plausibilisierung für eine Hausverwaltung
Die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung ist zeitintensiv und fehleranfällig: viele Belege, wechselnde Verteilerschlüssel, gesetzliche Vorgaben. Branchenschätzungen sprechen von rund 93 % fehlerhaften Abrechnungen – jeder Fehler führt zu Einsprüchen und Nacharbeit.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
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Stack IDP/OCR · Ollama (lokales LLM) · n8n · Verwaltungs-ERP-Schnittstelle
Beurkundungsvorbereitung im Notariat: Erfassung, Grundbuch, Entwurf
Vor einer Beurkundung – Immobilienkauf, Grundschuld, GmbH-Gründung – erfasst das Notariat Beteiligtendaten, Objektdaten aus dem Grundbuch, Kaufpreis, Finanzierung und Besonderheiten. Die Daten kommen per Telefon, E-Mail und Makler-PDF, Grundbuchauszüge werden gelesen und abgetippt, der Entwurf wird aus Vorlagen zusammengesetzt. Ein Tippfehler im Namen oder in der Flurstücksnummer ist teuer.
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- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Online-Formular (self-hosted) · OCR + lokales Modell mit Prüfmaske · Notariatssoftware mit XNP · DOCX-Vorlagen
Bewerbungseingang erfassen, Faktenblatt und Antwortentwurf
Nach jeder Ausschreibung kommen Bewerbungen gehäuft in ein allgemeines Postfach und werden neben dem Tagesgeschäft gesichtet. Anhänge werden von Hand gespeichert, Lücken fallen spät auf. Eingangsbestätigung, Nachforderung und Rückmeldung bleiben tagelang liegen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack Bewerbermanagement oder Bewerbungspostfach (Microsoft 365, Google Workspace) · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Lebenslauf-Parser oder OCR · Sprachmodell über API mit Betrieb in der EU · Kalender
Bildarchiv durchsuchbar machen
„Haben wir einen hellen Eichentisch, gedeckt, Tageslicht, Frühjahr 2023?“ Bisher: Anruf beim Kollegen, der sich erinnert. Oder ein neues Shooting. Ein gewachsenes Archiv ist nur so viel wert, wie man darin findet, und Nutzungsrechte und KI-Status sind selten dokumentiert.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
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- Mensch im Loop
Stack DAM (Bynder / Canto / 4ALLPORTAL) · alternativ CLIP-Embeddings + Qdrant · Vision-LLM (Beschreibungen) · Skripte (Metadaten)
Briefing aus Gesprächsaufzeichnung für eine Werbeagentur
Nach jedem Kundengespräch schreibt der Berater Briefing, Protokoll und Aufgaben von Hand – 45 bis 90 Minuten Nacharbeit, oft abends, und trotzdem fehlt später eine Zusage. Ziele, Budgets und Termine stecken im Gespräch, nicht in der Ablage.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Whisper / Voxtral (self-hosted) · n8n · Mistral (EU) · Projekttool-API
Community-Management-Triage für eine Social-Media-Agentur
Kommentare und DMs laufen über mehrere Plattformen und für mehrere Kunden ungesteuert ein. Reaktion verzögert sich, Tonalität schwankt je Bearbeiter, Krisen werden in Spitzenzeiten zu spät erkannt – in einer Branche mit Agentur-Mithaftung für Creator-Content ein reales Risiko.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · OpenRouter · RAG · Plattform-Inbox-Schnittstelle
Corporate-Design-Prüfung von Partnerwerbemitteln
40 angeschlossene Häuser einer Verbundgruppe produzieren eigene Anzeigen und Posts. Die Agentur soll monatlich prüfen, was vom Corporate Design abweicht, und die Häuser besser machen. Bisher: Stichproben, Ärger, keine Systematik.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · Vision-LLM · Mistral (EU) · Custom GPT / Langdock (Marken-Assistent)
Datenraum-Inventur bei Unternehmenskauf im Mittelstand
Bei Unternehmenskäufen und Nachfolgen prüft die Kanzlei Datenräume mit Gesellschaftsverträgen, Miet- und Leasingverträgen, Kundenverträgen, Arbeitsverträgen und Darlehen. Gesucht werden Laufzeiten, Kündigungsfristen, Change-of-Control-Klauseln, Wettbewerbsverbote, Haftungsregelungen und fehlende Unterschriften. Bei einigen hundert Dokumenten bindet allein die Inventur mehrere Anwaltstage.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Paperless-ngx / OCRmyPDF · Ollama / vLLM (lokal) · Vertragsregister-Datenbank · n8n
Digitale Anamnese-Voraberfassung für eine Hausarztpraxis
Anamnese wird heute am Tresen oder im Sprechzimmer erhoben – das bindet MFA- und Arztzeit, erzeugt Wartezeiten und unvollständige Angaben. Bei akutem MFA-Mangel und Telefon-Dauerlast fehlt diese Zeit.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Online-Anamnese-Formular · n8n · Ollama (lokales LLM) · PVS-Schnittstelle
Diktat und Aktenvermerk ohne Cloud in der Kanzlei
Anwälte diktieren Schriftsätze, Aktenvermerke, Telefonnotizen und Mandantenanschreiben. Die klassischen Wege sind beide unbefriedigend: Cloud-Spracherkennung führt Mandatsgeheimnisse aus der Kanzlei heraus, der Weg über die Schreibkraft bringt einen Tag Rücklaufzeit.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack faster-whisper (self-hosted) · Ollama (lokales LLM) · n8n · Kanzleisoftware-DMS
Diktieren ohne Cloud – Whisper + lokales LLM als DSGVO-sichere Wispr-Alternative
Sprechen ist 3–4× schneller als Tippen – aber jedes Cloud-Diktat-Tool (Wispr Flow, Apple, Google) schickt Audio in US-Rechenzentren. Für Berufsgeheimnisträger und KMU mit vertraulichen Inhalten ein No-Go. Gesucht: Hotkey drücken, sprechen, sauberer Text an der Cursor-Position – ohne dass Audio das Haus verlässt.
- Herkunft
- Eigenes Projekt
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack whisper.cpp (large-v3-turbo) · Ollama + Qwen3 4B · FastAPI · NetBird (WireGuard) · Mac mini M4
DSGVO-Audit für Ingenieurbüro vor KI-Tool-Rollout
Geschäftsführung wollte ChatGPT Enterprise einführen, Datenschutzbeauftragte hatten Bedenken – Klärung musste schnell und schriftlich kommen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Datenschutz-Inventar · AVV-Prüfung · Datenklassifikation
Eigentümerversammlungs-Assistent für eine WEG-Verwaltung
Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Protokoll entstehen je Gemeinschaft von Hand; saisonal türmt sich die Arbeit. Formfehler bei Ladungsfrist oder Beschlusswortlaut machen Beschlüsse anfechtbar – ein Haftungs- und Reputationsrisiko.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · RAG · Ollama (lokales LLM) · Verwaltungs-ERP-Schnittstelle
Einarbeitungsplan und Checkliste aus Rolle und Startdatum
Bei jeder Neueinstellung plant meist der Inhaber oder die Teamleitung die Einarbeitung nebenbei. Eine alte Liste wird kopiert oder aus dem Gedächtnis ergänzt, Zuständige fehlen, und der Plan entsteht oft erst am ersten Tag. Dabei gehen Unterlagen, Zugänge oder Gespräche verloren.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Sprachmodell über API oder Assistent im Office-Paket · Vorlagenbibliothek je Rolle · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Kalender und Aufgaben in Microsoft 365 oder Google Workspace
Eingangs-Mail-Triage für ein Steuerberatungsbüro
Sekretariat erhielt täglich 200–300 Mails – Mandantenfragen, Belege, Behörden, Spam, interne Themen. Manuelles Sortieren brauchte zwei Stunden, Antworten gingen oft erst am Nachmittag raus.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · IMAP · Ollama (lokale Klassifikation) · Outlook
Eingehende Dokumente benennen und ablegen, Mensch bestätigt
Scans, Mail-Anhänge und Uploads werden täglich nebenbei benannt und abgelegt, jede Person nach eigener Gewohnheit. Es entstehen uneinheitliche Dateinamen, falsche Ordner und Doppelablagen, Aufbewahrungsfristen stehen nicht am Dokument. Bei Urlaub oder Krankheit findet niemand mehr etwas.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Dokumentenmanagement mit Klassifizierung (zum Beispiel paperless-ngx) · OCR · Sprachmodell über API oder lokal · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · SharePoint-Bibliothek mit KI-Spalten
Forderungsmanagement: Mahnlauf, Antragsdaten, Zahlungsabgleich
Im Zivilrecht zieht die Kanzlei Forderungen für gewerbliche Mandanten ein: außergerichtliche Mahnung, Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid, Zwangsvollstreckung. Die Schritte sind stark standardisiert, hängen aber an Fristen, Zahlungseingängen und den Reaktionen des Schuldners – und werden deshalb einzeln von Hand nachgehalten.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · Kanzleisoftware (Forderungskonto) · CAMT-/CSV-Import · DOCX-Vorlagen
Freistell- und Formatstrecke für 400 Shootingmotive
Nach dem Studioshooting warten 400 Möbelmotive auf Freisteller, Retusche und Zuschnitt für Shop, Prospekt, Social und Displays. Das sind Tage stumpfer Bildarbeit, bevor irgendjemand ein Bild sieht, und sie binden Bildbearbeiter, die für anspruchsvollere Arbeit fehlen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Photoshop-Aktionen / Firefly Creative Production · Photoroom oder Claid API · Generative Expand / Upscale · Skript (Benennung) · DAM
go4you – Aufgaben, Ziele und Wissen in einem System: Privacy-First statt Tool-Zoo
Der typische Produktivitäts-Stack ist fragmentiert: Todoist für Aufgaben, Notion fürs Wissen, Obsidian als Zettelkasten, Google Kalender für Termine – vier US-Clouds, keine gemeinsame Suche, keine Verbindung zwischen Tagesplan und Langfrist-Zielen. Gesucht: ein System, das Aufgaben an Ziele koppelt, Wissen verlinkt statt ablegt – und die Daten in der EU hält.
- Herkunft
- Eigenes Projekt
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack React 19 / TypeScript (PWA) · SwiftUI (iOS) · Supabase (Frankfurt, RLS) · MCP-Server · WebDAV-Vault-Sync (Obsidian-kompatibel)
Inhaltliche Prüfung vor der Druckfreigabe
Ein falscher Preis in 200.000 Prospekten kostet Nachdruck oder Vertrauen. Der technische Preflight findet Auflösung und Farbräume, aber keinen falschen Preis, keinen Tippfehler im Firmennamen und keine fehlende KI-Kennzeichnung. Der Korrektor liest 32 Seiten Zeile für Zeile.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Enfocus PitStop / callas pdfToolbox · Mistral OCR + LLM oder Vision-LLM · PIM-Export als Referenz · n8n
Jahresplan und Quartalsrückblick aus Notizen und Zahlen entwerfen
Die Jahresplanung fällt einmal im Jahr an, die Fortschrittsprüfung bestenfalls im Quartal. Stichpunkte aus der Klausur, Zahlen aus der Buchhaltung und Ideen der Belegschaft liegen an verschiedenen Orten. Daraus einen Plan mit Maßnahmen und Zuständigkeiten zu schreiben, kostet Zeit, und oft bleibt es bei losen Notizen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Sprachmodell über API oder Chat-Oberfläche mit Unternehmenskonto · Planvorlage in Microsoft 365 oder Google Workspace · Tabellenexport aus der Buchhaltung · Sprach-zu-Text
Kampagnen-Reporting-Automation für eine Marketingagentur
Account- und Performance-Manager bauen Kampagnen-Reports zum Monatsende von Hand aus GA4, Meta Ads, Google Ads und LinkedIn zusammen – pro Kunde 2–3 Stunden Copy-Paste in PowerPoint. In einer Branche mit sinkender Marge ist das verlorene, nicht-fakturierbare Kapazität.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · GA4-API · Meta-/Google-Ads-API · OpenRouter
Kanzleiwissen-Chat für Muster, Vermerke und interne Standards
Nach Jahrzehnten liegt viel Wissen in Musterschriftsätzen, Vertragsvorlagen, Vermerken und Checklisten – vom Ablauf einer GmbH-Gründung bis zur Unterlagenliste für den Immobilienkaufvertrag – und im Übrigen in den Köpfen der Partner. Neue Mitarbeitende und Referendare fragen nach, Muster werden gesucht und in unterschiedlichen Versionen verwendet.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Ollama (lokales LLM) · Qdrant · Open WebUI · DMS-Anbindung
KI-Content mit Kennzeichnung und Redaktionskontrolle
KI-Content entsteht in Agenturen oft ungeregelt in privaten Tools – ohne Kennzeichnung, ohne Doku, ohne klare Verantwortung. Mit dem EU AI Act (Art. 50, Transparenzpflichten seit 2.8.2026) wird das zum konkreten Compliance- und Abmahnrisiko; rein KI-generierter Output genießt zudem keinen Urheberschutz.
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- Typisches Szenario
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- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack n8n · OpenRouter · Mistral (EU) · Freigabe-Gate
KI-Entwurf druckfertig machen als Festpreisprodukt
Kunden bringen mit ChatGPT oder Canva erzeugte Entwürfe mit und wollen nur noch die Druckdatei. Der Auftrag ist klein, die Prüfung aufwendig: RGB statt CMYK, 1 bis 2 Kilopixel, kein Beschnitt, keine echten Schriften, gelegentlich Ähnlichkeit zu fremden Marken. Und niemand sagt dem Kunden, was am Entwurf nicht trägt.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · Vision-LLM (Prüfung) · Vectorizer.ai / Illustrator · Photoshop Generative Upscale · Enfocus PitStop
KI-Sichtbarkeit in ChatGPT, Gemini und Perplexity messen und verbessern
Die Rankings eines Möbelhauses sind stabil, der organische Traffic sinkt trotzdem. Zwei Drittel der Google-Suchen enden ohne Klick, und bei „bestes Boxspringbett unter 1.000 Euro“ nennt ChatGPT drei Wettbewerber, den Kunden nicht. Klassische SEO-Berichte zeigen das nicht.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Peec AI / Otterly / Semrush AI Toolkit · Search Console, Screaming Frog · Mistral (EU) für Rohtexte · n8n (Bericht)
KI-Touren- und Einsatzplanung für einen ambulanten Pflegedienst
Touren- und Dienstplanung im ambulanten Pflegedienst ist ein wöchentliches Puzzle aus Wegzeiten, Qualifikationen, Klientenwünschen und Ausfällen. Lange Fahrtzeiten drücken die Wirtschaftlichkeit, und die manuelle Planung bindet Zeit der Pflegedienstleitung, die für Führung fehlt.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack KI-Tourenplanung · Pflegesoftware-Schnittstelle (MEDIFOX DAN / Vivendi) · n8n
Konzeptrichtungen mit synthetischen Personas vortesten
Zwei Prospektrichtungen, drei Zielgruppen, keine Zeit und kein Budget für Fokusgruppen. Entschieden wird nach Bauchgefühl, weil klassische Forschung Wochen dauert und fünfstellig kostet.
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- Betrieb
- Hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Persona-Prompts (Claude / Mistral) · alternativ Synthetic Users / Evidenza · Auswertungs-LLM · Typeform / Appinio (Validierung)
Korrekturliste aus kommentierten PDFs und Mails
Kundenkorrekturen kommen als kommentiertes PDF, als Mail mit Screenshots und per Telefon. Der Layouter sammelt, sortiert und übersieht in Runde drei, was in Runde eins schon gesagt wurde. Doppelungen und Widersprüche fallen spät auf.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack PDF-Kommentar-Extraktion (Python) · Mistral (EU) · Vision-LLM (Screenshots) · n8n · Projekttool
Kundenservice- und Retouren-Triage für einen KMU-Onlineshop
Täglich treffen viele Anfragen zu Produkten, Versand und Retouren ein, die schnell beantwortet werden müssen. Bei Peaks und knappem Team leiden Reaktionszeit und Servicequalität – und unklare Retourenprozesse kosten Umsatz.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · OpenRouter · Shop-/Helpdesk-Schnittstelle
Kündigungsschutz-Erstaufnahme mit Fristhinweis
Arbeitnehmer melden sich mit einer Kündigung in der Hand. Für die Kündigungsschutzklage gilt die Drei-Wochen-Frist ab Zugang nach § 4 KSchG. Im Erstgespräch müssen Zugangsdatum, Art der Kündigung, Betriebsgröße, Beschäftigungsdauer, Betriebsrat, Sonderkündigungsschutz, Gehalt und Unterlagen erfasst werden. Das Gespräch wiederholt sich täglich, die Aufnahme fällt ungleich vollständig aus.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Formular (self-hosted) · faster-whisper · Ollama (lokales LLM) · n8n
Lead-Qualifizierung für eine Marketingagentur
Inbound-Leads aus Website-Formular und LinkedIn laufen ohne Vorprüfung in HubSpot. Der Vertrieb verbringt den Vormittag mit Recherche zu Firmen, bei denen sich nach wenigen Minuten herausstellt: nicht passend, nicht zahlungsfähig, nicht ernst.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · HubSpot · Tavily · OpenRouter
Lieferantenangebote in eine Vergleichstabelle überführen
Bei größeren Materialbestellungen oder Fremdvergaben kommen mehrere Angebote, jedes in anderem Format, mit anderen Einheiten und anderem Kleingedruckten. Heute werden Positionen von Hand abgetippt und umgerechnet, Fracht und Mindestmengen nachgetragen. Das kostet Zeit, und Lücken im Leistungsumfang fallen oft erst nach der Entscheidung auf.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Sprachmodell über API mit PDF-Auslese · OCR für gescannte Angebote · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Tabellenkalkulation (zum Beispiel Excel Online oder Google Sheets)
Mandatsanfrage-Vorqualifizierung mit Terminvorschlag
Anfragen kommen per Telefon, Kontaktformular und E-Mail: eine erhaltene Kündigung, eine geplante GmbH-Gründung, ein Notartermin für den Hauskauf. Das Sekretariat fragt Grunddaten ab, klärt das Rechtsgebiet, bereitet die Kollisionsprüfung vor und vergibt Termine. Bei Kündigungen zählt jeder Tag; außerhalb der Bürozeiten bleiben Anfragen liegen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · Typebot / eigenes Web-Formular (self-hosted) · Kalender (Kanzleisoftware oder CalDAV) · LLM über Privacy Gateway
Medienresonanz-Monitoring und Reputations-Briefing für eine PR-Agentur
PR-Agenturen sichten täglich manuell Presse-, Online- und Social-Treffer über mehrere Tools, taggen und bauen Clippings – bevor das Kundenbriefing steht. Kritische Narrative werden so spät erkannt; in der PR, wo Reputation das Kapital ist, kostet jede Stunde Verzögerung.
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- Typisches Szenario
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- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Monitoring-/News-API · RAG · OpenRouter
Mieteranfragen-Triage für eine Hausverwaltung
Mieteranfragen zu Reparaturen, Betriebskosten, Hausordnung und Terminen fluten den Posteingang über Mail, Telefonnotiz und Portal. 62,1 % der Verwaltungen sind laut VDIV-Branchenbarometer 2026 überlastet; bei Fachkräftemangel bleiben Anfragen liegen, die Reaktionszeit leidet, Vorgänge gehen verloren.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · OpenRouter · Verwaltungs-ERP-Schnittstelle
Mieterhöhungs-Check für eine Mietverwaltung
Mieterhöhungen müssen Kappungsgrenze (§ 558 BGB: höchstens 20 %, in angespannten Märkten 15 % in drei Jahren) und Mietpreisbremse einhalten und formgerecht begründet sein. Gilt das geplante Mietrecht II, kommt die Dämpfung von Indexmieten hinzu (Stand 09/2026 ein Entwurf, nicht in Kraft). Die Prüfung läuft manuell und uneinheitlich; ein Formfehler oder eine überschrittene Grenze macht die Erhöhung unwirksam.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · RAG · Ollama (lokales LLM) · Verwaltungs-ERP-Schnittstelle
Mitarbeiter-Chat auf eigenem Wissen – DSGVO-konforme ChatGPT-Alternative
Mitarbeitende verbringen täglich 1,5-2 Stunden mit Informationssuche in SharePoint, Mail-Archiven, PDFs und Wikis. Gleichzeitig nutzen viele heimlich ChatGPT, weil es schneller ist – und kippen unbemerkt vertrauliche Daten in fremde Cloud-Systeme. Die Geschäftsführung will den Produktivitätsgewinn, aber DSGVO-konform und auditfähig.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
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- Systemisch
Stack OpenWebUI · Mistral-EU / Llama (Ollama) · Qdrant · Jina AI · n8n
Monatsbericht in Klartext aus BWA und offenen Posten
Die BWA kommt jeden Monat von der Kanzlei oder aus dem eigenen Programm und wird oft nur überflogen. Wer Plan und Ist vergleichen will, legt Positionen aus mehreren Auswertungen nebeneinander. Eine schriftliche Einordnung entsteht selten, Abweichungen fallen spät auf.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Buchhaltungsexport (BWA, OP-Liste als CSV/Excel) · Sprachmodell über API · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Tabellenkalkulation
Offene Angebote erkennen und den Nachfass-Kontakt vorbereiten
Nach jedem versendeten Angebot sollte jemand nachfassen, bei laufendem Angebotsgeschäft mehrmals pro Woche. Oft unterbleibt es, weil Fristen nur im Kopf stehen und niemand aufdringlich wirken will. Angebote liegen dann ohne Rückmeldung, und Aufträge gehen unbemerkt an Mitbewerber.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Sprachmodell über API · Angebots- oder Handwerkersoftware bzw. CRM · Microsoft 365 oder Google Workspace
Online-Bewertungen sichten und Antworten zur Freigabe entwerfen
Neue Bewertungen kommen unregelmäßig, oft mehrmals pro Woche, und bleiben tagelang oder ganz unbeantwortet, weil niemand zuständig ist. Lob bekommt eine Standardfloskel, Kritik wird aufgeschoben. Für beleidigende oder unwahre Bewertungen fehlt meist eine feste Regel.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Sprachmodell über API · Google-Unternehmensprofil · Tabelle oder Freigabeliste in Microsoft 365 oder Google Workspace
Personalisiertes Print-Mailing aus Kaufhistorie
20.000 Kunden eines Möbelhauses bekommen dasselbe Herbstmailing. Der Schlafzimmerkäufer von vor drei Jahren sieht Küchen, der Küchenkäufer Betten. Personalisierung scheitert an Datenaufbereitung, Textmenge und Produktionslogik, nicht an der Drucktechnik.
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Stack CRM-Export · n8n · Mistral (EU) mit AVV · InDesign Data Merge / XMPie · Digitaldruck
Pflegedokumentation per Spracheingabe für einen ambulanten Pflegedienst
Pflegedokumentation ist SGB-XI-Pflicht und MD-Prüfgegenstand, wird aber häufig 'abends im Auto' nachgetragen – Zeit, die bei der eigentlichen Pflege fehlt. Bürokratie und Doku gelten als zweitgrößter Belastungsfaktor der Branche.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
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- Mensch im Loop
Stack Voxtral (self-hosted) · Ollama (lokales LLM) · Pflegesoftware-Schnittstelle
Privacy Gateway – kommerzielle KI nutzen, ohne Klardaten herauszugeben
Kommerzielle Sprachmodelle sind bei Zusammenfassungen, Formulierungen und Auswertungen den selbst betriebenen Modellen deutlich voraus. Nur enthalten die Unterlagen, um die es im Alltag geht – Rechnungen, Support-Mails, Kundenlisten – genau die Daten, die dort nicht hingehören. Die verbreitete Antwort, vor dem Prompt eben die Namen zu schwärzen, hält der Praxis nicht stand.
- Herkunft
- Eigenes Projekt
- Betrieb
- Self-hosted
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- Mensch im Loop
Stack Presidio (deutsch konfiguriert) · LiteLLM-Proxy · FastAPI + Jinja2/HTMX · SQLite, AES-GCM-Token-Map · Docker Compose auf einem EU-VPS
Produktbeschreibungs-Generator für einen KMU-Onlineshop
Aussagekräftige Produktbeschreibungen senken Fehlkäufe und Retouren – sie in Masse und je Kanal (Shop, Amazon, eBay) konsistent zu erstellen und zu pflegen, bindet aber viel Zeit, gerade bei großem Sortiment.
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- Typisches Szenario
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- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack n8n · OpenRouter · Shop-/PIM-Schnittstelle
Prospekt-Regionalisierung für 40 Häuser einer Verbundgruppe
Ein Möbelprospekt muss in 40 Hausversionen mit eigenen Adressen, Öffnungszeiten, Aktionspreisen und Sortimentsauszügen erscheinen. Bisher zwei bis drei Tage Handarbeit je Ausgabe, und regelmäßig steht ein falscher Preis im Druck.
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- Typisches Szenario
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- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack CHILI GraFx / InDesign Server · n8n · Mistral (EU) · Vision-LLM (Prüfung) · Enfocus PitStop
Rechnungsentwurf aus Leistungsnachweis mit Pflichtangaben-Prüfung
Wer nach Aufwand abrechnet, schreibt Rechnungen oft gesammelt am Wochenende oder Monatsende aus Zetteln und Lieferscheinen. Material fehlt, Mengen werden von Hand gegen das Angebot geprüft, Pflichtangaben nach Gedächtnis. Die Rechnung geht dann Tage oder Wochen nach der Leistung hinaus.
- Herkunft
- Typisches Szenario
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- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API · Rechnungsprogramm mit E-Rechnungsausgabe · E-Rechnungs-Validator
Register-Monitoring für Gesellschaftsmandate
Für Bestandsmandanten im Gesellschaftsrecht und im Notariat werden Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten, Transparenzregistereinträge und Grundbuchdaten laufend gebraucht: bei Beurkundungen, Anmeldungen, Due Diligence, Gesellschafterstreit. Der Abruf läuft manuell über die Registerportale, und Änderungen bei Mandanten oder Gegenseiten – Geschäftsführerwechsel, Insolvenzvermerk – fallen erst bei Bedarf auf.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Unternehmensregister / Registerbekanntmachungen · XNP-Anbindung (Notariat) · LLM für den Berichtstext
Reklamation gegen Auftrag prüfen, Entscheidungsvorlage und Antwort
Reklamationen kommen unregelmäßig per Mail, Formular oder Anruf. Für jede werden Auftrag, Lieferschein, Fotos und frühere Absprachen zusammengesucht, entschieden wird oft im Flurgespräch. In der frei formulierten Antwort vermischen sich Gewährleistung, Garantie und Kulanz.
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- Typisches Szenario
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Stack Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n oder Make) · Sprachmodell über API · Schnittstelle zu Warenwirtschaft oder Auftragsverwaltung · Wissensspeicher mit Suche (RAG) für Kulanzregeln und frühere Fälle · Microsoft 365 oder Google Workspace
Schadenmeldung strukturieren für einen Versicherungsmakler
Schadenmeldungen kommen als Freitext (E-Mail, Telefonnotiz) plus Belege herein und müssen manuell in strukturierte Felder übertragen und an den Versicherer weitergeleitet werden – Routinearbeit, die den Innendienst bindet und die Bearbeitung verzögert.
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- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack IDP/OCR · Ollama (lokales LLM) · n8n · MVP-Schnittstelle
Service-Hotline für einen Heizungs- und Sanitärbetrieb
20 Mitarbeiter, ein Inhaber, ständig klingelndes Telefon mit Standardfragen – Notdienst, Termin, Rechnungs-Status, Garantie. Drei Anrufe pro Stunde werden nicht angenommen, vor allem zwischen 17 und 19 Uhr.
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- Typisches Szenario
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- Mensch im Loop
Stack n8n · FastAPI · Qdrant · WhatsApp Business API · Telegram Bot API
Stellenanzeige aus Profil entwerfen und vor Freigabe prüfen
Kleine Betriebe schreiben Stellenanzeigen selten und meist unter Zeitdruck, weil die Stelle schon fehlt. Der Text entsteht aus der letzten Anzeige, Muss und Kann sind nicht getrennt, Gehalt und Ansprechperson fehlen oft. Lücken fallen erst auf, wenn passende Bewerbungen ausbleiben.
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- Hosted
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- Mensch im Loop
Stack Sprachmodell über API oder Chat-Oberfläche mit EU-Betrieb · Vorlagenordner mit bisherigen Anzeigen · Prüfliste als Prompt-Baustein · Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit oder Jobportal
Support-Ticket-Triage für ein IT-Systemhaus
Support-Tickets sind das tägliche Volumen, viele Standardanfragen wiederholen sich. Bei anhaltendem Fachkräftemangel (Bitkom 2026: rund 79.000 fehlende IT-Fachkräfte) bindet die Triage und das Wiederfinden bekannter Lösungen wertvolle Technikerzeit.
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Ollama (lokales LLM) · RAG (interne Doku) · ITSM-/Helpdesk-Schnittstelle
Termin-Agent für eine Coaching-Plattform
Solo-Coachin verschickte für jede Erstberatung 4–6 Mails (Slot-Vorschläge, Bestätigung, Reminder, Vorbereitungsfragen). Bei 10 Anfragen pro Woche: zwei Stunden reine Termin-Logistik.
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Stack n8n · Cal.com · WhatsApp Business API · Mistral AI (EU-Endpoint)
Vertragsentwurf und Redline aus dem Kanzlei-Playbook
Im Handels- und Vertragsrecht entwerfen und verhandeln die Anwälte Liefer-, Dienstleistungs-, Geschäftsführer- und Gesellschafterverträge sowie AGB. Der Erstentwurf entsteht aus Mustern und früheren Verträgen, der Gegenentwurf der anderen Seite wird gegen die eigenen Standardpositionen geprüft – beides von Hand, mit Copy-and-paste aus Altverträgen.
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- Mensch im Loop
Stack Ollama / vLLM (lokal) · DOCX-Vorlagenbasis · Playbook-Datenbank · n8n
Voice-Anrufannahme für eine Hausarztpraxis
MFA-Telefon klingelte zwischen 8 und 12 Uhr ununterbrochen – Routinefragen wie Öffnungszeiten, Rezeptanforderungen, Terminverschiebungen. Wartezeiten bis zu 15 Minuten in Stoßzeiten, gestresste Mitarbeitende, frustrierte Patienten.
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Voxtral (Mistral STT) · Coqui TTS · FastAPI · Qdrant
Vollzugs-Assistent nach der Beurkundung
Nach der Beurkundung eines Immobilienkaufs folgt der Vollzug: Vormerkung beantragen, Vorkaufsrechtsverzicht der Gemeinde einholen, Lastenfreistellung, Fälligkeitsmitteilung, Kaufpreiszahlung überwachen, Eigentumsumschreibung beantragen, Grundbucheingänge prüfen. Bei Gesellschaftsurkunden kommen Handelsregisteranmeldung, Eintragungsnachricht und Gesellschafterliste hinzu. Viele Vorgänge laufen parallel, jeder mit eigenen Wartezeiten und Rückläufen.
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- Typisches Szenario
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- Hybrid
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- Mensch im Loop
Stack n8n · Notariatssoftware / XNP · DOCX-Vorlagen · Posteingangs-Triage
Vom Pilot-Stau zur Produktion bei einem Versicherer
KI-Pilotprojekte aus mehreren Fachbereichen lieferten in Demos überzeugende Ergebnisse, kamen aber nicht in den produktiven Betrieb. Es fehlten Adoption-Pfad, Definition-of-Done für KI-Output und ein Rollout-Modell, das Compliance-Gating und Cross-Team-Abhängigkeiten zusammenbringt.
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- Linienpraxis
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Adoption-Roadmap · Definition-of-Done · Audit-Trail-Pattern · Compliance-by-Design
Wissens-Bot für Service-Mitarbeitende im Anlagenbau
Tausende Wartungs-Anleitungen, Stücklisten und Servicenotizen lagen in PDFs verteilt. Service-Mitarbeitende verbrachten täglich 30–60 Minuten mit Suche.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack FastAPI · Qdrant · Jina Embeddings · Ollama (lokales LLM) · Microsoft Teams
Wissensbot für den Vertrieb eines Maschinenbau-Mittelständlers
Vertriebsmitarbeitende mussten beim Kundengespräch oft Spezifikationen und Lieferzeiten nachschauen – verteilt über SharePoint, Outlook-Folder und ältere Konstruktions-PDFs. Ein einfacher Anruf konnte 20 Minuten Suche bedeuten.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Self-hosted
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack FastAPI · Qdrant · Jina AI · Ollama (lokales LLM) · Microsoft Teams
Wöchentlicher Markt- und Wettbewerbsbericht für eine B2B-Software
Geschäftsführung wollte einen wöchentlichen Überblick über Wettbewerber-Releases, Branchen-News und regulatorische Änderungen. Marketing recherchierte montags vier Stunden, war Mittwoch wieder veraltet.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Systemisch
Stack Tavily · n8n · OpenRouter · systemd-Timer
Wohnwelt-Varianten aus einem Produktbild für den Möbelhandel
Ein Sofa soll im Prospekt im Landhausstil, in Social urban und im Shop skandinavisch stehen, im Herbst mit Herbstdeko. Bisher heißt das drei Shootings oder gar keine Varianten. Farbe und Form des Produkts dürfen sich dabei nicht ändern, weil sie kaufentscheidend sind.
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- Typisches Szenario
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- Hosted
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- Mensch im Loop
Stack Photoshop / Firefly · Flux Kontext / Nano Banana Pro · Vision-LLM (Formtreue) · DAM · Content Credentials
Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen, Buchhaltung bestätigt
Zahlungseingänge werden täglich oder wöchentlich gegen die offenen Rechnungen abgeglichen, Umsatz für Umsatz. Teilzahlungen, Sammelüberweisungen, abgezogene Gebühren und fehlende Verwendungszwecke landen auf einer Klärungsliste. Bezahlte Rechnungen bleiben dann offen stehen und werden im schlechten Fall gemahnt.
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- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Buchhaltungssoftware mit Bankanbindung · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API · Export der offenen Posten
Zugänge aus Personalmeldung ableiten, Entzug mit Nachweis
Bei Eintritt, Wechsel und Austritt müssen Konten, Gruppen, Lizenzen und Geräte angepasst werden. Die Meldung kommt per Zuruf oder Mail, die IT arbeitet System für System aus dem Gedächtnis ab. Der Schaden ist weniger die Zeit als die Lücke: Ein vergessenes Konto bleibt offen, alte Rechte bleiben nach Wechseln stehen.
- Herkunft
- Typisches Szenario
- Betrieb
- Hybrid
- Kontrolle
- Mensch im Loop
Stack Benutzerverwaltung von Microsoft 365 oder Google Workspace · Zugangsverzeichnis als Tabelle · Workflow-Automatisierung (zum Beispiel n8n) · Sprachmodell über API · Aufgabenliste oder Ticketsystem
Keine Praxis-Szenarien mit diesen Filtern.
Grenzen und bewusste Entscheidungen.
Nicht jede technisch mögliche Lösung ist organisatorisch sinnvoll. Diese Muster zeigen, wo ein Nein, ein kleinerer Schritt oder eine menschliche Entscheidung die bessere Wahl ist.
- 01
Vollautonome Geld- oder Compliance-Aktionen
Zahlungen freigeben, Verträge senden, Kundendaten löschen – ohne Mensch im Loop. Risiko zu hoch, Audit-Aufwand fürs Aufräumen größer als der Gewinn der Automatisierung.
- 02
Lange Aufgabenketten ohne Zwischenkontrolle
Mehr als fünf Schritte ohne Sichtprüfung. Fehler kumulieren, Halluzinationen werden zu „Fakten“, aus denen der nächste Schritt ableitet. Lieber kürzere Loops mit menschlicher Bestätigung.
- 03
Set-and-forget-Agenten ohne Audit-Trail
DSGVO und EU AI Act verlangen Nachvollziehbarkeit – Verbote und KI-Transparenzpflichten (Art. 50) gelten seit 02.08.2026, die Hochrisiko-Pflichten (Anhang III) wurden durch den Digital Omnibus auf 02.12.2027 verschoben. Ein Agent ohne Logging ist eine Compliance-Zeitbombe. Audit von Anfang an mitdenken, nicht später draufschrauben.
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Agenten auf chaotischer Datenbasis
80 % der gescheiterten KMU-KI-Projekte liegen am Datenchaos, nicht am Modell. Wer keine sauberen Stammdaten hat, bekommt mit einem Bot kein zweites Set davon – er bekommt 24/7 Halluzinationen. Erst aufräumen, dann automatisieren.
- 05
Buzzword-Implementierungen ohne Use-Case
„Wir wollen mal mit KI was machen.“ Ohne klaren Schmerz, klares Ziel und klares Erfolgskriterium ist jede Implementierung verschenktes Geld. Ein klares Nein vor der Investition ist besser als die Ernüchterung danach.
- 06
Vendor-Lock-in mit Ausstiegssperre
SaaS-Lösungen, die Daten nicht herausgeben oder nur in Eigenformaten speichern. Sauber gebaute Systeme lassen sich in zwei Wochen wieder verlassen – auch wenn Du es nicht willst.