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Automatisierter Unterlagen-Nachfass für eine Steuerkanzlei

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 18. August 2026.

Aufgabentyp
Kommunikation
Betrieb
Self-hosted
Aufwand
Klein
Zeitrahmen
3 Wochen
Quelle
Anonymisiert

Aufgabe

Für Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärung fehlt regelmäßig ein Teil der Mandantenunterlagen. Das Nachfassen – Erinnern, Telefonieren, Status nachhalten – bindet täglich Zeit der knappen Fachkräfte und erzeugt Liegezeiten bis zur Frist.

Lösungsweg

n8n hält je Mandant ab, welche Unterlagen offen sind, und löst personalisierte, terminierte Erinnerungen aus (E-Mail/Portal) – freundlich, mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente. Ein LLM formuliert kontextbezogen; bei näher rückender Frist eskaliert der Workflow an die zuständige Sachbearbeitung.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 3 von 4 Erinnerungen gehen ohne Einzelfreigabe an Mandanten hinaus. Kontrolle behält die Kanzlei über die Vorlagen und die Eskalation an die Sachbearbeitung, wenn die Frist näher rückt. Was die fünf Stufen bedeuten

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Fehlende Belege manuell erinnern und nachtelefonieren
  • Status je Mandant von Hand nachhalten
  • Liegezeiten bis zur Frist, Fristdruck

Nachher

  • Workflow erkennt offene Unterlagen je Mandant
  • Personalisierte, terminierte Erinnerung mit konkreter Liste
  • Eskalation an die Sachbearbeitung bei Fristnähe

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

manuelle Nachfass-Telefonate und -Mails
weniger
Liegezeiten bis zur Vollständigkeit
kürzer
steuerliche Auskunft durch den Bot
0

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Offene Mandantenunterlagen je Vorgang erinnern und bei Fristnähe eskalieren

  2. Datenfluss

    • Besonders geschützt Mandantenname und Vorgangsdaten unter § 203 StGB
    • Intern Unterlagenlisten, Fristen und Bearbeitungsstatus

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 4 Eigene Umgebung

  4. Setup

    Welcher Mandant welche Unterlagen schuldet, fällt unter das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB; die eigene Umgebung ist hier die einzige zulässige Klasse. Der Workflow läuft deshalb self-hosted in der Kanzlei, und der Bot fordert nur Unterlagen an, ohne steuerliche Auskunft.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

n8n workflow Ollama (lokales LLM) DATEV DMS

Der Bot fordert Unterlagen an – er gibt keine steuerliche Auskunft. Das Hinterhertelefonieren fällt weg, die Sachbearbeitung wird erst aktiv, wenn eine Frist wirklich näher rückt. So bleibt mehr Zeit für die fachliche Arbeit statt für das Erinnern.

Was funktioniert

  • Workflow weiß je Mandant/Vorgang, welche Dokumente noch fehlen
  • Personalisierte, kontextbezogene Erinnerungen (Mandant, Vorgang, Fristnähe)
  • Eskalation an die zuständige Sachbearbeitung bei rückender Frist

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Keine steuerliche Beratung oder Auskunft durch den Bot – nur Unterlagen-Anforderung
  • Freigabe/Eskalation durch die Sachbearbeitung bleibt möglich
  • Self-hosted, damit die mandatsbezogene Vertraulichkeit (§ 203 StGB) gewahrt bleibt

Derselbe Ablauf in Kanzlei und Notariat

Die Unterlagenliste hängt am Vorgangstyp, nicht an der Branche. In einer Rechtsanwaltskanzlei fehlen für die Kündigungsschutzklage Arbeitsvertrag und Lohnabrechnungen, im Notariat für den Immobilienkauf Ausweisdaten, Grundbuchauszug oder Finanzierungsbestätigung, für die GmbH-Gründung die Gesellschafterdaten. Der Workflow ist derselbe; er eskaliert dort an das Sekretariat, wo eine Klagefrist oder ein Beurkundungstermin näher rückt, und der Upload läuft über einen verschlüsselten Kanzlei-Link statt per Mail-Anhang. Auch dort fordert er nur Unterlagen an und gibt keine Rechtsauskunft. Die Ausgangslage steht im Branchenprofil Rechtsanwaltskanzlei & Notariat.

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