Prozessanalyse & Werkzeugwahl
Warum die Tätigkeitsliste drei Fragen zugleich beantwortet: Lohnt es sich, dürfen wir es, womit machen wir es – und das Tool erst am Ende der Kette steht.
Vor dieser Vertiefung: KI-Strategie
Das Thema in drei Schritten.
Inhalt 4 Kapitel
Zwei Baustellen, die sich gegenseitig blockieren
Die meisten KI-Vorhaben in kleinen Betrieben werden als zwei getrennte Baustellen aufgesetzt: Die Rechtsfrage geht an den Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt, parallel sucht jemand nach Werkzeugen. Diese Arbeitsteilung wirkt vernünftig – und ist genau die Konstruktion, an der viele Einführungen hängen bleiben. Denn auf „Dürfen wir KI nutzen?“ gibt es keine seriöse Antwort, also kommt eine defensive Pauschalregel zurück, im Zweifel ein Verbot. Und die Werkzeugsuche ohne Klarheit über die Datenflüsse trifft Entscheidungen, die die spätere Rechtsprüfung wieder kassiert.
Das praktische Ergebnis heißt Schatten-KI: Beschäftigte nutzen private KI-Konten an den offiziellen Regeln vorbei – dort, wo niemand mehr prüft, welche Kundendaten in welchen Dienst fließen. Ein Konzern löst die Blockade mit Personal aus Rechtsabteilung, IT und Prozessmanagement. Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten hat diese Abteilungen nicht und braucht ein Vorgehen, das die Fragen zusammenführt, statt sie auf Abteilungen zu verteilen, die es im Haus gar nicht gibt.
Beide Regelwerke denken in Tätigkeiten
Der Ausweg steckt in einer Beobachtung, die im Projektalltag leicht untergeht: DSGVO und KI-Verordnung sind in derselben Einheit geschrieben, in der auch eine Prozessanalyse arbeitet – der einzelnen Tätigkeit. Die DSGVO knüpft an die Verarbeitungstätigkeit an (Art. 30). Die KI-Verordnung klassifiziert nach Zweck und Einsatzkontext, nicht nach dem Produkt: Ein Werkzeug hat keine Risikoklasse, ein Einsatzzweck hat eine.
Dasselbe Sprachmodell ist beim Formulieren einer Stellenanzeige ein Fall mit minimalen Pflichten – und wird zum Hochrisiko-System, sobald es Bewerbungen vorsortiert (Anhang III; die Pflichten dafür gelten nach dem Digital Omnibus ab Dezember 2027, Details unter EU AI Act). Ein Werkzeug, zwei Tätigkeiten, zwei Risikoklassen. Eine Prüfung, die beim Tool ansetzt, kann diesen Unterschied nicht abbilden; eine Prüfung, die bei der Tätigkeit ansetzt, stellt ihn automatisch fest.
Die Ableitungskette
In der Prozessaufnahme entsteht ohnehin eine Tätigkeitsliste: je Tätigkeit die ein- und ausgehenden Informationen, das verwendete System, wer das Ergebnis prüft. Ergänzt um eine einzige Spalte – die Datenklasse – trägt dieselbe Tabelle drei Antworten zugleich:
| Frage | Ableitung aus der Tätigkeitsliste |
|---|---|
| Lohnt es sich? | Zeiten × Häufigkeit × Stundensatz |
| Dürfen wir es? | Datenklasse je Tätigkeit -> Schutzmaßnahmen und KI-VO-Einordnung |
| Womit machen wir es? | Datenklasse + Systeme + Prüfschritt -> zulässige Werkzeugklasse |
Die Kette dahinter hat vier Glieder und läuft immer in dieselbe Richtung: Tätigkeit -> Datenfluss -> Werkzeugklasse -> Werkzeug. Vier Datenklassen reichen für die Praxis (öffentlich, intern, personenbezogen, besonders geschützt – das entspricht dem Drei-Ampel-Modell unter KI-Compliance), und ihnen steht eine Treppe aus vier Werkzeugklassen gegenüber:
| Werkzeugklasse | Genügt in der Regel für |
|---|---|
| 1: Consumer-Cloud (Trainingsnutzung oft nicht ausgeschlossen) | öffentliche Daten |
| 2: Business-Cloud mit AVV | interne Daten |
| 3: EU-Hosting mit AVV | personenbezogene Daten |
| 4: eigene Umgebung | besonders geschützte Daten, Berufsgeheimnisse |
Die Zuordnung ist eine bewusst konservative Faustregel für die Vorauswahl, keine fertige Rechtsprüfung. Aber sie verwandelt den Auftrag an den Datenschutzbeauftragten von „Prüfen Sie unseren KI-Einsatz“ in eine Frage, die sich in einer Stunde beantworten lässt: Dürfen in dieser Tätigkeit diese Datenklassen in diese Werkzeugklasse?
Ein Hebel wird dabei oft übersehen: Pseudonymisierung senkt die benötigte Klasse. Wird der Kundenname vor der Eingabe durch einen Platzhalter ersetzt und erst beim menschlichen Prüfen wieder eingesetzt, verarbeitet das Werkzeug interne statt personenbezogener Daten – und Klasse 2 genügt. Diese Option existiert nur auf Tätigkeitsebene; ein Tool-Vergleich kennt sie nicht.
Erst am Ende der Kette steht das konkrete Werkzeug: ausgewählt innerhalb der zulässigen Klasse, nach Anbindung, Bedienbarkeit und Preis. Gewechselt wird innerhalb der Klasse, nie darunter.
Die Compliance-Dokumente fallen nebenbei mit ab
Aus der Tätigkeitsliste ergibt sich der Eintrag für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Die KI-VO-Einordnung liegt je Anwendungsfall schriftlich vor, einschließlich der Begründung, warum kein Hochrisiko-Fall vorliegt. Und die Schulung aus der Pilotphase zahlt auf die KI-Kompetenz nach Art. 4 ein. Was im werkzeuggetriebenen Projekt drei getrennte Pflichtenhefte wären – Risikoregister, VVT-Eintrag, Schulungsnachweis, siehe KI-Compliance – entsteht hier aus derselben Tabelle wie die Nutzenrechnung.
Damit dreht sich die Ausgangsfrage um: „Dürfen wir das überhaupt?“ ist pauschal tatsächlich nicht beantwortbar – für die konkreten Tätigkeiten eines Betriebs dagegen schon, und zwar belastbar. Das größte Hemmnis der KI-Einführung ist zugleich ihr bester Einstieg. Die vollständige Herleitung mit drei durchgespielten Praxisfällen steht im Blogbeitrag Prozessanalyse, Regulatorik und Werkzeugwahl.
Für den ersten eigenen Durchlauf ohne Methodenvokabular gibt es die Checkliste für den Einstieg – zehn Fragen entlang von Verstehen, Bewerten, Anwenden. Und in den Praxis-Szenarien zeigt der Abschnitt „Herleitung“ je Fall, wie die Kette von der Tätigkeit über die Datenklassen zum dokumentierten Setup führt.