KI-Compliance

Drei-Ampel-Modell für KI-Prompts

Jede Eingabe in ein KI-Tool braucht eine datenklassen-bezogene Schnelleinordnung – binäres „personenbezogen ja/nein“ reicht nicht:

Die Tool-Compliance-Matrix

Die meisten KMU-Compliance-Probleme entstehen nicht durch fehlende Regeln, sondern durch falsch gewählte Tarife. Beispiele:

Zwei Vorbehalte bei Microsoft 365 Copilot, die in keiner Tarifübersicht stehen: Seit April 2026 kann „Flex Routing“ die Inferenz bei Lastspitzen außerhalb der EU verarbeiten – das gehört im Admin Center abgeschaltet, wenn EU-Verarbeitung zugesagt wurde. Und die in Copilot eingebundenen Claude-Modelle laufen außerhalb der EU Data Boundary; in EU, EFTA und UK sind sie standardmäßig aus und sollten es bleiben, solange kein eigener Transfer-Check vorliegt.

Wichtiger als der Tarif ist ohnehin die Frage, wo tatsächlich gerechnet wird: Speicherort und Inferenzort sind zwei verschiedene Dinge, und ein Gateway mit EU-Versprechen ist noch keine Garantie pro Modell. Die vier Routen und ihre Belegkraft stehen in der Entscheidungskarte Direktvertrag vs. Hyperscaler vs. Gateway vs. Eigenbetrieb. Die vollständige Matrix mit allen Tarif-Fallen findest Du im Themenbereich KI-Tools im Unternehmen. Stand der Matrix: 08/2026.

Drei Nachweise, die seit dem 02.08.2026 prüffähig sein müssen

Der EU AI Act wird oft als „Bußgeld-Monster“ gezeichnet. Für KMU als Deployer reduziert sich die operative Pflicht auf einen kleinen, aber konkreten Stapel:

1. AI-Literacy-Nachweis (Art. 4) – wer hat wann an welcher Schulung teilgenommen, welche KI-Tools im Einsatz, welche Risiken vermittelt. Der Digital Omnibus hat die Pflicht abgeschwächt („Maßnahmen ergreifen, um KI-Kompetenz zu fördern“ statt „sicherstellen“); der Nachweis bleibt sinnvoll, weil er die Rechenschaft trägt – gegenüber Behörde wie Betriebsrat.
2. Risikoregister – Liste aller KI-Anwendungen mit Risikoklasse, Datenart, AVV-Status, Aufsichtsbehörde, Verantwortlichkeit.
3. KI-Policy-Minimum – 2–4 Seiten, was erlaubt ist, was verboten, Eskalationsweg, Meldepflicht bei Vorfällen. Welche zehn Abschnitte das sind, warum der Betriebsrat unabhängig von der Risikoklasse mitbestimmt und woher eine brauchbare Vorlage kommt, steht unter KI-Richtlinie.

Mehr als das verlangt der EU AI Act für die meisten KMU-Deployer nicht. Mehr braucht es auch nicht – aber weniger ist Bußgeldrisiko.

DSGVO-Prüfprogramm bei KI-Einführung (7 Punkte)

Vor dem Rollout eines KI-Tools – umgesetzt in 2–3 Wochen:

Alle sieben Punkte in einen Ordner „KI-Einführung [Tool] [Jahr]“ – das ist der Nachweis bei Behördenprüfung.

Ein achter Punkt gehört nicht in dieses Programm, aber auf dieselbe Liste, weil er beim Rollout regelmäßig vergessen wird: Prüf beim Versicherer, ob die Betriebs- oder IT-Haftpflicht Schäden durch Software und KI überhaupt abdeckt. Das ist keine Datenschutzfrage, sondern eine Haftungsfrage, und sie wird erst im Schadensfall gestellt. Wer eigene Software oder Agenten in Verkehr bringt, klärt zusätzlich je Produkt, ob er als Hersteller, Importeur oder nur als Dienstleister auftritt – die Pflichten unterscheiden sich erheblich.

Vertiefungen

• DSGVO & KI → – Drei formale Pflichten, CLOUD-Act-Prüfung, AVV-Klauseln, Datenklassen-Beispiele
• EU AI Act → – Risikoklassen, Digital Omnibus (Hochrisiko-Frist auf Dez 2027 verschoben), Provider vs. Deployer, AI Literacy, Bußgeldstruktur
• Pseudonymisierung & Anonymisierung → – wie Ampel 1 technisch gelöst wird: Erkennung in Stufen, gemessene Qualität, Grenzen auf gescannten Unterlagen
• Prozessanalyse & Werkzeugwahl → – warum DSGVO und KI-VO in Tätigkeiten denken und die Ableitungskette Tätigkeit -> Datenfluss -> Werkzeugklasse -> Werkzeug die Rechtsfrage und die Tool-Wahl aus derselben Tabelle beantwortet

Was abgedeckt wird

• DSGVO für KI-Tools (siehe Vertiefung)
• EU AI Act Risikoklassifikation (siehe Vertiefung)
• NIS2 falls relevant (kritische Infrastruktur, Kunden mit hohen Anforderungen)
• Branchenspezifisches: Medizinprodukte, Finanzaufsicht, KRITIS – nicht alleine, sondern mit dem für Dich passenden Fachanwalt

Wie das praktisch aussieht

Gemeinsam entsteht ein Compliance-Inventar – eine Tabelle aller eingesetzten KI-Tools mit: Anbieter, Zweck, Datenklassen, Rechtsgrundlage, Risikoklasse, AVV-Status, Aufsichtsbehörde. Lebendiges Dokument, kein einmaliger Audit-Bericht.

Was dieser Ansatz nicht ist

Anwaltlich. Bei Streitfragen führt der Weg an Fachanwälte für IT-Recht / Datenschutz.

Häufige Rückfragen

Reicht es, wenn wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag haben? Für gewöhnliche personenbezogene Daten ist er die Grundlage, für Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse nicht. Dort entscheidet der Verarbeitungsweg, und ein Vertrag ändert daran nichts.

Müssen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen? Das hängt am Risiko, nicht an der Betriebsgröße. Eine Größenausnahme gibt es dafür nicht, anders als beim Datenschutzbeauftragten. Bei Gesundheitsdaten oder Entscheidungen über Personen ist die Frage praktisch immer zu stellen.

Wie viel Aufwand ist das realistisch? Das Prüfprogramm oben ist auf zwei bis drei Wochen neben dem Tagesgeschäft angelegt, nicht auf ein Projekt. Der größere Teil davon ist Schreibarbeit, die einmal anfällt und danach nur noch fortgeschrieben wird.

Was ist, wenn wir schon seit Monaten Werkzeuge benutzen, die nie geprüft wurden? Das ist der Normalfall und kein Sonderfall. Die Bestandsaufnahme ist dann der erste Schritt statt des letzten, und sie ist selten so unangenehm wie befürchtet. Der Umgang damit steht unter KI-Tools im Unternehmen.