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Eigentümerversammlungs-Assistent für eine WEG-Verwaltung

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 2. August 2026.

Aufgabentyp
Erfassung
Betrieb
Self-hosted
Aufwand
Mittel
Zeitrahmen
6 Wochen
Quelle
Anonymisiert

Aufgabe

Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Protokoll entstehen je Gemeinschaft von Hand; saisonal türmt sich die Arbeit. Formfehler bei Ladungsfrist oder Beschlusswortlaut machen Beschlüsse anfechtbar – ein Haftungs- und Reputationsrisiko.

Lösungsweg

Ein Assistent leitet Tagesordnung und Beschlussvorlagen aus den Vorgängen der WEG-Akte ab (RAG über Verträge, frühere Beschlüsse, offene Punkte), prüft Ladungsfrist und Form und legt die Einladung zur Freigabe vor. Nach der Versammlung entsteht ein Protokoll-Entwurf, die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) wird fortgeschrieben. Der Verwalter prüft Form, Frist und Beschlusswortlaut.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Einladung und Protokoll entstehen als Entwurf. Form, Frist und Beschlusswortlaut prüft der Verwalter, bevor etwas hinausgeht. Was die fünf Stufen bedeuten

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Einladung, TO und Beschlussvorlagen je WEG einzeln zusammenbauen
  • Ladungsfristen manuell prüfen, Protokolle abtippen
  • Beschluss-Sammlung wird oft erst Wochen später nachgezogen

Nachher

  • TO + Beschlussvorlagen aus Vorgängen abgeleitet
  • Frist-/Formprüfung vor dem Versand
  • Protokoll-Entwurf + fortgeschriebene Beschluss-Sammlung

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Tagesordnung + Protokoll-Entwurf
auf Knopfdruck
automatisch geprüft
Form + Frist
Beschluss ohne Verwalter-Freigabe
0

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Protokollentwurf aus der WEG-Akte ableiten

  2. Datenfluss

    • Personenbezogen Eigentümernamen und -adressen, Beschluss- und Vorgangsdaten
    • Intern Verträge, Beschluss-Sammlung, offene Punkte der Verwaltung

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 3 EU-Hosting mit AVV

  4. Setup

    Die WEG-Akte enthält Eigentümerdaten; Mindestklasse für personenbezogene Daten ist EU-Hosting mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Das dokumentierte Setup läuft self-hosted über die eigene Aktenablage und übererfüllt das; Form, Frist und Beschlusswortlaut verantwortet der Verwalter.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

n8n workflow RAG Ollama (lokales LLM) Verwaltungs-ERP-Schnittstelle

In der WEG-Verwaltung verzeiht das Recht keine Formfehler – ein angefochtener Beschluss ist teuer. Die KI formuliert und prüft vor, die rechtliche Verantwortung für jeden Beschluss bleibt beim Verwalter. Aber die Versammlungssaison wird planbar statt zum Ausnahmezustand.

Was funktioniert

  • Tagesordnung + Beschlussvorlagen aus der WEG-Akte abgeleitet (RAG über frühere Beschlüsse/Verträge)
  • Automatische Prüfung von Ladungsfrist und Beschlussfähigkeit vor dem Versand
  • Protokoll-Entwurf nach der Versammlung, Beschluss-Sammlung wird fortgeschrieben (§ 24 Abs. 7 WEG)

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Kein Beschlusswortlaut und kein Versand ohne Freigabe durch den Verwalter
  • Keine Rechtsberatung – die KI entwirft, der zertifizierte Verwalter (§ 26a WEG) verantwortet
  • Strittige Tagesordnungspunkte werden markiert, nicht eigenmächtig formuliert

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