Jeder Betrieb läuft in denselben Abläufen. KI setzt an einzelnen Schritten an.

Drei Bänder, 13 Einheiten, 43 Standardprozesse, ohne Branchenzuschnitt. Zu jedem Prozess steht, welche dokumentierten Fälle dort ansetzen und wo noch keiner steht. Wer seinen Betrieb wiedererkennt, liest von hier aus Vorher und Nachher.

Führungsprozesse 05

Kernprozesse 56

Unterstützungsprozesse 22

Branche

83 von 83 Fällen · 42 von 43 Prozessen belegt

Führungsprozesse 05

Richtung geben, Zahlen lesen, Regeln einhalten.
1. Strategie und Planung 03
  1. Strategie und Jahresplanung 1 Fall
  2. KI und Digitalisierung einführen 2 Fälle
2. Finanzen und Controlling 01
  1. Controlling und Berichte 1 Fall
3. Qualität und Compliance 01
  1. Compliance prüfen und nachweisen 1 Fall
Kernprozesse 56

Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Leistung, in dieser Reihenfolge.
1. Marketing 15
2. Vertrieb und Angebot 07
3. Leistungserbringung 25
4. Abrechnung und Zahlung 03
5. Kundenservice 06
Unterstützungsprozesse 22

Hält den Betrieb am Laufen, ohne dass Kunden es sehen.
1. Buchhaltung 03
2. Personal 03
3. IT und Daten 08
4. Einkauf 04
5. Verwaltung und Posteingang 04

Gliederung nach dem Modell aus Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Einheiten und Prozesse stammen aus der go4ai-Wissensbasis. Jeder Fall ist nach seiner Tätigkeit zugeordnet, nicht nach der Abteilung, die sie ausführt.

Je Prozess die dokumentierten Fälle.

Vorher beschreibt den Ablauf ohne KI, Nachher den Ablauf mit ihr. Beides steht im Dossier ausführlich, mit Grenzen und Autonomiestufe. Die Fälle sind Szenarien und keine Erfolgsmeldungen.

83 von 83

Führungsprozesse · Strategie und Planung

Strategie und Jahresplanung

Ziele setzen, Maßnahmen planen, Fortschritt prüfen
zur Karte
- Branchenübergreifend Jahresplan und Quartalsrückblick aus Notizen und Zahlen entwerfen
  Vorher
  - Klausurergebnisse bleiben als Stichpunkte im Notizbuch
  - Maßnahmen und Zuständigkeiten selten ausgearbeitet
  - Vorjahreszahlen einzeln suchen und abtippen
  Nachher
  - Notizen und Sprachnotizen gehen in eine feste Vorlage
  - KI entwirft den Plan, Lücken stehen als offene Fragen
  - Geschäftsführung prüft Zahlen und gibt den Plan frei
Führungsprozesse · Strategie und Planung

KI und Digitalisierung einführen

Prozess auswählen, Pilot messen, Rollout entscheiden
zur Karte
- Eigenes Projekt (branchenübergreifend) Privacy Gateway – kommerzielle KI nutzen, ohne Klardaten herauszugeben
  Vorher
  - Vertrauliche Unterlagen bleiben von KI-Werkzeugen ausgeschlossen
  - Oder sie landen von Hand geschwärzt trotzdem im Prompt
  - Kein Nachweis, was der Anbieter tatsächlich gesehen hat
  Nachher
  - Jede Fundstelle einzeln entscheidbar, bevor etwas das Haus verlässt
  - Antwort kommt mit echten Namen zurück, das Modell kannte sie nie
  - Auditbericht je Fall als Grundlage für die Nachweispflicht
- Versicherung Vom Pilot-Stau zur Produktion bei einem Versicherer
  Vorher
  - KI-Piloten in der Schublade, keiner in Produktion
  - Definition-of-Done für KI-Output ungeklärt
  - Audit-Trail fehlte, EU-AI-Act-Bereitschaft offen
  Nachher
  - Pilote in den Sachbearbeitungs-Linien produktiv
  - Sichtprüfungs-Pflicht und DoD pro Use-Case dokumentiert
  - Audit-Trail in jeder User Story, EU-AI-Act-konform
Führungsprozesse · Finanzen und Controlling

Controlling und Berichte

Zahlen sammeln, auswerten, Bericht schreiben
zur Karte
- Branchenübergreifend Monatsbericht in Klartext aus BWA und offenen Posten
  Vorher
  - BWA, OP-Liste und Plan liegen in getrennten Dateien
  - Abweichungen von Hand suchen oder übersehen
  - Ein schriftlicher Bericht entsteht selten
  Nachher
  - Workflow sammelt die Exporte zum Monatswechsel ein
  - Tabelle rechnet, KI markiert und formuliert
  - Ursachen stehen als Vermutung und Frage im Entwurf
Führungsprozesse · Qualität und Compliance

Compliance prüfen und nachweisen

Pflichten ermitteln, Nachweise führen, Audit vorbereiten
zur Karte
- Ingenieurdienstleistungen DSGVO-Audit für Ingenieurbüro vor KI-Tool-Rollout
  Vorher
  - Datenschutzbeauftragte blockt KI-Tools pauschal
  - Keine schriftliche Tool-Bewertung im Haus
  - Jede neue Anfrage löst dieselbe Diskussion aus
  Nachher
  - Inventar mit Risiko-Klasse pro Tool
  - Go-Entscheidung mit drei dokumentierten Auflagen
  - Compliance-Dokument wächst mit, statt zu veralten
Kernprozesse · Marketing

Inhalte erstellen und freigeben

Briefing, Entwurf, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung
zur Karte
- Agenturen 40 Hausversionen eines Addressable-TV-Spots
  Vorher
  - Tage im Studio und Schnitt
  - Hohe Kosten je Version
  - Regionalisierung unterbleibt
  Nachher
  - Basisspot einmal, 40 Ableitungen automatisch
  - Synthetische Ansage in lizenzierter Stimme
  - Automatische Gegenprüfung, Producer sichtet
- Agenturen Aus einem Imagefilm alle Formate, Längen und Sprachen
  Vorher
  - 1–2 Tage je Ableitungspaket
  - Untertitel und Reformatierung von Hand
  - Fremdsprachen als eigener Auftrag
  Nachher
  - Ableitungen in Stunden, Cutter setzt Feinschnitt
  - Untertitel und 9:16 automatisch
  - Dubbing in lizenzierter Stimme oder mit Sprecherzustimmung
- Agenturen Freistell- und Formatstrecke für 400 Shootingmotive
  Vorher
  - 3–5 Minuten je Motiv und Format von Hand
  - Bildbearbeiter in Routinearbeit gebunden
  - Uneinheitliche Benennung und Ablage
  Nachher
  - Stapelverarbeitung für Freisteller, Retusche, Formate
  - Mensch prüft Kontaktbogen und bearbeitet Ausnahmen
  - Automatische Benennung und DAM-Ablage
- Agenturen KI-Content mit Kennzeichnung und Redaktionskontrolle
  Vorher
  - KI-Content in privaten Tools, ohne Kennzeichnung/Doku
  - Keine klare redaktionelle Verantwortung
  - Compliance- und Abmahnrisiko (Art. 50 ab 8/2026)
  Nachher
  - Geführte Entwurfs-Strecke mit erzwungener menschlicher Freigabe
  - Automatische Deepfake-Kennzeichnung, KI-Nutzungs-Log
  - Benannte redaktionelle Verantwortung je Inhalt
- Agenturen Konzeptrichtungen mit synthetischen Personas vortesten
  Vorher
  - Fokusgruppen zu teuer, also keine Prüfung
  - Bauchentscheidung
  - Einwände erst nach Veröffentlichung
  Nachher
  - Qualitativer Vortest in einem Tag
  - Richtungen geschärft, bevor Geld fließt
  - Kleine reale Validierung für die Entscheidung
- Agenturen Personalisiertes Print-Mailing aus Kaufhistorie
  Vorher
  - Ein Mailing für alle
  - Rücklauf im niedrigen einstelligen Bereich
  - Kaufhistorie ungenutzt
  Nachher
  - Segmente mit passenden Produkten, Bildwelt, Text
  - Texter gibt Bausteine frei
  - Rücklauf verbessert das Regelwerk
- Onlinehandel Produktbeschreibungs-Generator für einen KMU-Onlineshop
  Vorher
  - Beschreibungen je Artikel und Kanal von Hand
  - Inkonsistenz über Shop, Amazon, eBay
  - Großes Sortiment kaum pflegbar
  Nachher
  - LLM erzeugt Beschreibungen + kanalgerechte Listings im Marken-Ton
  - n8n schreibt zurück ins Shop/PIM
  - Händler prüft und gibt frei
- Agenturen Prospekt-Regionalisierung für 40 Häuser einer Verbundgruppe
  Vorher
  - 2–3 Tage Versionierung je Ausgabe
  - Fehler erst im Druck sichtbar
  - Aufwand wächst linear mit der Zahl der Häuser
  Nachher
  - 40 Versionen automatisch erzeugt
  - Konsistenzprüfung Preis, Artikel, Adresse, Bild
  - Freigabe je Version, automatischer Versand
- Agenturen Wohnwelt-Varianten aus einem Produktbild für den Möbelhandel
  Vorher
  - Ein Shootingtag je Wohnwelt
  - Keine Saisonvarianten, weil unwirtschaftlich
  - Kennzeichnung ungeregelt
  Nachher
  - Varianten aus einem Master in unter einer Stunde
  - Automatische Formtreueprüfung, menschliche Kuration
  - KI-Label und Content Credentials bei fotorealistischer Wirkung
Kernprozesse · Marketing

Website und Profile pflegen

Inhalte aktualisieren, Einträge pflegen
zur Karte
- Branchenübergreifend Betriebsangaben einmal erfassen und alle Profile aktuell halten
  Vorher
  - Änderungen mündlich, keine Liste aller Kanäle
  - Jeder Kanal einzeln und zeitversetzt angepasst
  - Sonderöffnungszeiten fehlen oder bleiben stehen
  Nachher
  - Änderung mit Gültigkeitsdatum ins Stammdatenblatt
  - KI entwirft je Kanal, die Büroleitung gibt frei
  - Monatlicher Abgleich meldet Abweichungen
Kernprozesse · Marketing

Markt und Wettbewerb beobachten

Quellen sichten, einordnen, berichten
zur Karte
- Agenturen KI-Sichtbarkeit in ChatGPT, Gemini und Perplexity messen und verbessern
  Vorher
  - Keine Sicht auf KI-Antworten
  - Sinkender Traffic ohne Erklärung
  - Content ohne Zitierfähigkeit
  Nachher
  - Nennungs-Tracking für 50–100 Fragen
  - Drei Arbeitspakete mit Wirkungsnachweis
  - Monatsbericht je Fragencluster
- Agenturen Medienresonanz-Monitoring und Reputations-Briefing für eine PR-Agentur
  Vorher
  - Treffer über drei Tools manuell sichten und taggen
  - ~2 Stunden täglich vor dem Kundenbriefing
  - Kritische Beiträge fallen oft erst nachmittags auf
  Nachher
  - Treffer gesammelt, dedupliziert, nach Relevanz + Sentiment gefiltert
  - Krisensignal löst sofort Alarm aus
  - Tagesbriefing-Entwurf je Kunde, Berater gibt frei
- B2B-Software Wöchentlicher Markt- und Wettbewerbsbericht für eine B2B-Software
  Vorher
  - Marketing recherchiert vier Stunden jeden Montag
  - Mittwochs ist der Stand schon veraltet
  - Themen außerhalb des Radars werden übersehen
  Nachher
  - Zweiseitiger Bericht montags 07:00 im Postfach
  - 12 Themen-Pools verlässlich abgedeckt
  - ≈ 0,80 € Aufwand pro Wochenbericht
Kernprozesse · Marketing

Kampagnen auswerten

Daten einsammeln, Kennzahlen berechnen, Bericht
zur Karte
- Agenturen Kampagnen-Reporting-Automation für eine Marketingagentur
  Vorher
  - Kennzahlen aus GA4/Meta/Google/LinkedIn manuell zusammenkopiert
  - 2–3 Stunden je Kunde, fehleranfällig
  - Nicht-fakturierbare Routine zum Monatsende
  Nachher
  - APIs liefern die Kennzahlen, LLM erzeugt kommentierten Entwurf
  - Auffälligkeiten markiert, Struktur kundenübergreifend gleich
  - Account prüft Zahlen und Quellen, schärft Deutung und Empfehlung, gibt frei
Kernprozesse · Marketing

Bewertungen und Resonanz beantworten

Sichten, Antwort entwerfen, heikle Fälle eskalieren, freigeben
zur Karte
- Branchenübergreifend Online-Bewertungen sichten und Antworten zur Freigabe entwerfen
  Vorher
  - Profil unregelmäßig geöffnet, Bewertungen fallen spät auf
  - Lob bekommt eine Floskel, Kritik bleibt liegen
  - Jede Antwort einzeln, der Ton hängt von der Person ab
  Nachher
  - Neue Bewertungen landen sortiert in einer Liste
  - KI entwirft Antworten im Ton des Betriebs
  - Ein Mensch gibt jede Antwort frei und veröffentlicht
Kernprozesse · Vertrieb und Angebot

Anfrage annehmen und vorqualifizieren

Eingang erfassen, Bedarf klären, Termin vorschlagen
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Mandatsanfrage-Vorqualifizierung mit Terminvorschlag
  Vorher
  - Telefonannahme bindet das Sekretariat, Rückrufe ziehen sich
  - Unvollständige Angaben fallen erst im Ersttermin auf
  - Anfragen nach Feierabend gehen verloren
  Nachher
  - Vollständige Erstdaten liegen vor dem Termin vor
  - Eilfälle sind erkannt und gemeldet
  - Terminvorschlag und Kollisionsprüfung sind vorbereitet
Kernprozesse · Vertrieb und Angebot

Lead qualifizieren

Recherche, Bewertung, Priorisierung
zur Karte
- Agenturen Lead-Qualifizierung für eine Marketingagentur
  Vorher
  - Recherche zu Firma + LinkedIn pro Lead manuell
  - Halbe Stunde Lesen, bevor ein Lead aussortiert ist
  - Vertriebs-Vormittag geht fürs Sortieren drauf
  Nachher
  - Agent liefert Score plus zwei Sätze Begründung im CRM
  - Drei priorisierte Leads warten beim Frühkaffee
  - Bei dünnen Quellen steht „unklar – manuell prüfen“, Log pro Lead nachvollziehbar
Kernprozesse · Vertrieb und Angebot

Angebot erstellen

Bedarf aufnehmen, Positionen und Preise, Text, Freigabe
zur Karte
- Elektrohandwerk Angebot aus Sprachnotiz für einen Elektrobetrieb
  Vorher
  - 1–2 Stunden pro Angebot, oft abends
  - Aufmaß-Notizen abtippen und strukturieren
  - Volle Auftragsbücher bremsen den Durchsatz
  Nachher
  - Meister diktiert nach dem Aufmaß eine Sprachnachricht
  - LLM strukturiert Positionen, Preise aus der Kalkulation
  - Meister prüft den Entwurf und gibt frei
- Agenturen Angebotsentwurf mit Blick auf vergleichbare Projekte
  Vorher
  - 2–3 Stunden je Angebot
  - Bauchgefühl bei Aufwänden
  - Nachkalkulation ungenutzt
  Nachher
  - Entwurf mit Positionen und Spannen in Minuten
  - Hinweise auf vergessene Positionen
  - Historie wird mit jeder Freigabe besser
- Pharma-Großhandel Automatisierte Angebots-Vorlagen für Arzneimittel-Großhandel
  Vorher
  - 30–45 Min pro Angebot von Hand zusammengestellt
  - Konditions-Fehler in einem von 20 Angeboten
  - Maximal 12 Angebote pro Vertriebs-Tag möglich
  Nachher
  - 8 Min Bearbeitungszeit pro Angebot
  - Null Konditions-Fehler in vier Monaten
  - + 30 % Angebots-Output pro Tag
Kernprozesse · Vertrieb und Angebot

Angebot nachfassen

Wiedervorlage, Anruf vorbereiten, Nachricht entwerfen, Status
zur Karte
- Branchenübergreifend Offene Angebote erkennen und den Nachfass-Kontakt vorbereiten
  Vorher
  - Nachgefasst wird nur, woran jemand denkt
  - Angebot, Mails und Notizen einzeln zusammensuchen
  - Nachfass-Mail jedes Mal neu oder gar nicht
  Nachher
  - Workflow meldet täglich die fälligen Angebote
  - KI fasst zusammen und schreibt einen Anrufleitfaden
  - Mensch prüft den Mail-Entwurf und versendet selbst
Kernprozesse · Vertrieb und Angebot

Auftrag anlegen

Auftragsdaten erfassen, Bestätigung
zur Karte
- Branchenübergreifend Auftrag aus Bestellmail vorerfassen und Bestätigung entwerfen
  Vorher
  - Mail lesen, Anhang öffnen, Kunden im System suchen
  - Positionen, Mengen und Preise von Hand übertragen
  - Abweichungen zum Angebot mit dem Auge suchen
  Nachher
  - Bestellungen werden erkannt und als Datensatz erfasst
  - Abgleich mit Kunden-, Artikelstamm und Angebot
  - Innendienst prüft gelbe, erfasst rote, gibt alle frei
Kernprozesse · Leistungserbringung

Einsatz und Termine planen

Bedarf, Verfügbarkeit, Plan, Änderungen
zur Karte
- Ambulante Pflege KI-Touren- und Einsatzplanung für einen ambulanten Pflegedienst
  Vorher
  - Wöchentliches Touren-Puzzle von Hand
  - Lange Fahrtzeiten drücken die Wirtschaftlichkeit
  - Planung bindet PDL-Zeit, die für Führung fehlt
  Nachher
  - Optimierer schlägt Touren + Dienstpläne vor
  - Kürzere Wege, mehr Versorgungen mit gleichem Team
  - PDL prüft, passt an und gibt frei
Kernprozesse · Leistungserbringung

Vorgang vorbereiten und erfassen

Unterlagen sichten, Daten erfassen, Vollständigkeit prüfen
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Aktenchronologie und Aktenzusammenfassung mit Fundstellen
  Vorher
  - Akte von vorn lesen, Chronologie von Hand auf Zetteln
  - Vertretung und Mandatsübernahme kosten einen halben Tag
  - Belegstellen werden beim zweiten Durchgang erneut gesucht
  Nachher
  - Chronologie und Beteiligtenübersicht in Minuten
  - Jede Antwort verweist auf Seite und Dokument
  - Widersprüche zwischen Schriftsätzen werden als Hinweis sichtbar
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Beurkundungsvorbereitung im Notariat: Erfassung, Grundbuch, Entwurf
  Vorher
  - Telefonische Datenaufnahme, Angaben in mehreren Mails verstreut
  - Grundbuch und Ausweisdaten werden abgetippt
  - Offene Punkte fallen kurz vor dem Termin auf
  Nachher
  - Beteiligte liefern strukturiert über ein Formular
  - Grundbuchdaten werden vorgeschlagen und geprüft, nicht abgetippt
  - Entwurf ist vorbefüllt, offene Punkte stehen auf einer Liste
- Gesundheitswesen Digitale Anamnese-Voraberfassung für eine Hausarztpraxis
  Vorher
  - Anamnese am Tresen / im Sprechzimmer erhoben
  - Bindet MFA- und Arztzeit, Wartezeiten
  - Unvollständige Angaben
  Nachher
  - Patient füllt Bogen vor dem Termin online aus
  - LLM strukturiert, Übergabe ins PVS
  - Team prüft, Arzt startet mit aufbereiteter Anamnese
- Agenturen Korrekturliste aus kommentierten PDFs und Mails
  Vorher
  - Korrekturen aus drei Kanälen von Hand gesammelt
  - Doppelungen und Widersprüche spät sichtbar
  - Kein Status je Änderung
  Nachher
  - Konsolidierte Liste mit Seite, Element, Status
  - Abgleich mit früheren Runden
  - Datenänderungen fließen direkt in die Quelle
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Kündigungsschutz-Erstaufnahme mit Fristhinweis
  Vorher
  - Freies Gespräch mit handschriftlichen Notizen
  - Unvollständige Aufnahme, Rückfragen Tage später
  - Sachverhaltsentwurf entsteht erst bei der Klageschrift
  Nachher
  - Vollständige Aufnahme nach fester Struktur
  - Sachverhaltsentwurf und Unterlagenliste vor Ende des Ersttermins
  - Fristhinweis mit ausdrücklicher Prüfaufforderung an den Anwalt
- Versicherung Schadenmeldung strukturieren für einen Versicherungsmakler
  Vorher
  - Schadenmeldung als Freitext + Belege
  - Manuelles Übertragen in strukturierte Felder
  - Innendienst gebunden, Bearbeitung verzögert
  Nachher
  - IDP liest E-Mails, Formulare, Rechnungen aus
  - LLM normalisiert in das Schadenschema, n8n übergibt ans MVP
  - Innendienst prüft und gibt frei
Kernprozesse · Leistungserbringung

Dokumentieren und berichten

Diktat oder Notiz, Strukturierung, Prüfung, Ablage
zur Karte
- Elektrohandwerk Aufmaß- und Servicebericht per Sprache und Foto
  Vorher
  - Service-/Prüfdoku abends im Büro nachgeholt
  - Unklare Aufmaß-Notizen, Übertragungsaufwand
  - Zeit fehlt auf der Baustelle
  Nachher
  - Monteur beschreibt per Sprache, lädt Fotos/Grundrisse
  - Vision-LLM erzeugt Stückliste / strukturierten Bericht
  - Monteur/Meister prüft und ergänzt
- Gesundheitswesen Befunddiktat und Arztbrief-Entwurf per Spracherkennung
  Vorher
  - Befunde und Briefe manuell getippt, oft nach der Sprechstunde
  - Doku als Hauptbelastung
  - Nacharbeit summiert sich über den Tag
  Nachher
  - Diktat wird strukturierter Text im PVS
  - Arztbrief-Entwurf entsteht im Behandlungsfluss
  - Arzt prüft, korrigiert, unterzeichnet
- Agenturen Briefing aus Gesprächsaufzeichnung für eine Werbeagentur
  Vorher
  - 45–90 Minuten Nacharbeit je Gespräch, oft abends
  - Zusagen und Budgets nur in Notizen
  - Briefing entsteht mit Tagen Verzögerung
  Nachher
  - Briefing, Protokoll und Aufgaben 10 Minuten nach dem Gespräch zur Prüfung
  - Projekt, Ordner und Kalkulationsvorlage automatisch angelegt
  - Berater prüft und gibt frei
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Diktat und Aktenvermerk ohne Cloud in der Kanzlei
  Vorher
  - Diktat aufs Gerät, Übertragung durch die Schreibkraft, Rücklauf am nächsten Tag
  - Alternativ Cloud-Diktat mit unklarer Datenroute
  - Fachbegriffe und Aktenzeichen werden regelmäßig falsch erkannt
  Nachher
  - Diktat wird in Minuten zum formatierten Entwurf
  - Sprach- und Textdaten verlassen die Kanzlei nicht
  - Schreibkräfte prüfen und korrigieren, statt abzutippen
- Eigenes Projekt (branchenübergreifend) Diktieren ohne Cloud – Whisper + lokales LLM als DSGVO-sichere Wispr-Alternative
  Vorher
  - Cloud-Diktat = Drittlandtransfer + AVV-Frage bei jedem Satz
  - OS-Diktat lässt 'ähm' stehen, scheitert an Fachbegriffen
  - Abo-Kosten pro Nutzer und Monat
  Nachher
  - Systemweites Diktat in jeder App, on-prem verarbeitet
  - Füllwörter raus, Interpunktion korrekt, Vokabular geschützt
  - Privacy by Default: Opt-in-Historie, 90-Tage-Löschung, Metadaten-only-Logs
- Immobilienverwaltung Eigentümerversammlungs-Assistent für eine WEG-Verwaltung
  Vorher
  - Einladung, TO und Beschlussvorlagen je WEG einzeln zusammenbauen
  - Ladungsfristen manuell prüfen, Protokolle abtippen
  - Beschluss-Sammlung wird oft erst Wochen später nachgezogen
  Nachher
  - TO + Beschlussvorlagen aus Vorgängen abgeleitet
  - Frist-/Formprüfung vor dem Versand
  - Protokoll-Entwurf + fortgeschriebene Beschluss-Sammlung
- Ambulante Pflege Pflegedokumentation per Spracheingabe für einen ambulanten Pflegedienst
  Vorher
  - Pflegebericht 'abends/im Auto' nachgetragen
  - Doku-Zeit fehlt bei der eigentlichen Pflege
  - Unvollständige Berichte, Überstunden
  Nachher
  - Bericht vor Ort gesprochen, KI strukturiert ins Doku-System
  - Doku entsteht im Einsatz, vollständiger für MD-Prüfung
  - Pflegekraft prüft und zeichnet gegen
Kernprozesse · Leistungserbringung

Prüfen und bewerten

Unterlagen lesen, gegen Regeln prüfen, Ergebnis begründen
zur Karte
- Versicherung Angebots- und Deckungsvergleich in Klartext für einen Versicherungsmakler
  Vorher
  - Bedingungswerke manuell aufbereiten
  - Für Kund:innen verständlich machen – zeitintensiv
  - Fehleranfällig bei vielen Tarifvarianten
  Nachher
  - LLM erzeugt verständlichen Deckungsvergleich aus Tarifdaten
  - Makler prüft fachlich und gibt frei
  - Schnellere, verständlichere Kundenkommunikation
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Arbeits- und Aufhebungsvertrags-Check gegen die eigene Klauselbibliothek
  Vorher
  - Jeder Vertrag wird vollständig gelesen
  - Prüfung nach Erfahrung, Tiefe schwankt
  - Standardklauseln werden gelegentlich übersehen
  Nachher
  - Vorstrukturierter Prüfbericht mit markierten Stellen
  - Vollständigkeitsliste über alle Bibliothekskategorien
  - Der Anwalt konzentriert sich auf die Auffälligkeiten
- Immobilienverwaltung Betriebskosten-Plausibilisierung für eine Hausverwaltung
  Vorher
  - Belege manuell sichten, Kostenarten zuordnen
  - Verteilerschlüssel und Rechenwege von Hand prüfen
  - Fehler fallen erst beim Mieter-Einspruch auf
  Nachher
  - IDP liest Belege, LLM prüft Rechenweg + Schlüssel
  - Auffälligkeiten markiert, bevor die Abrechnung rausgeht
  - Buchhaltung prüft die Markierungen und verantwortet
- Agenturen Corporate-Design-Prüfung von Partnerwerbemitteln
  Vorher
  - Zufallskontrolle, späte Rückmeldung
  - Belehrender Ton, wenig Wirkung
  - Häuser schreiben Texte ohne Markenhilfe
  Nachher
  - Vollständige Prüfung, Grafiker sieht nur Abweichungen
  - Monatsbericht je Haus im Ton der Agentur
  - Marken-Assistent für Texte in Markensprache
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Datenraum-Inventur bei Unternehmenskauf im Mittelstand
  Vorher
  - Alle Dokumente lesen, Excel-Liste von Hand führen
  - Prüftiefe schwankt zwischen den Bearbeitern
  - Fehlende Unterschriften fallen spät auf
  Nachher
  - Vollständiges Vertragsregister mit Fundstelle je Feld
  - Ampel je Prüfpunkt als Vorschlag
  - Der Anwalt prüft Auffälligkeiten und Stichproben
- Agenturen Inhaltliche Prüfung vor der Druckfreigabe
  Vorher
  - Volllektorat, 3–4 Stunden je Prospekt
  - Preis-Artikel-Abweichungen fallen spät auf
  - Kennzeichnung nicht Teil der Prüfung
  Nachher
  - Prüfliste mit Seite, Fundstelle, Verdacht
  - Korrektor prüft gezielt plus Stichprobe
  - Kennzeichnung und Pflichtangaben systematisch geprüft
- Agenturen KI-Entwurf druckfertig machen als Festpreisprodukt
  Vorher
  - Ungeplante Kleinaufträge, 1–2 Stunden Prüfung und Nachbau
  - Keine Beratung, kein Folgeauftrag
  - Rechte- und Kennzeichnungsfragen bleiben offen
  Nachher
  - Automatischer Prüfbericht mit Empfehlung
  - Standardisiertes Produkt mit Beratungsanteil
  - Hinweisblatt zu Schutzfähigkeit und Kennzeichnung
- Immobilienverwaltung Mieterhöhungs-Check für eine Mietverwaltung
  Vorher
  - Kappungsgrenze und Mietpreisbremse manuell prüfen
  - Uneinheitliche, teils unwirksame Erhöhungen
  - Formfehler kosten Zustimmung und Vertrauen
  Nachher
  - Bestandsmiete gegen Mietspiegel abgeglichen, Grenzen geprüft
  - Formgerechtes Mieterhöhungsverlangen als Entwurf
  - Verwalter/Anwalt prüft Rechtslage und gibt frei
Kernprozesse · Leistungserbringung

Entwürfe und Schriftstücke erstellen

Vorlage wählen, Entwurf, Abgleich, Freigabe
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Vertragsentwurf und Redline aus dem Kanzlei-Playbook
  Vorher
  - Passendes Muster suchen, aus Altverträgen zusammensetzen
  - Gegenentwurf Absatz für Absatz von Hand vergleichen
  - Standardpositionen leben in den Köpfen einzelner Partner
  Nachher
  - Erstentwurf aus dem Auftragsblatt in Minuten
  - Gegenentwurf mit markierten Abweichungen und Formulierungsvorschlag
  - Das Playbook ist versioniert und für alle gleich
Kernprozesse · Leistungserbringung

Überwachen und melden

Quellen prüfen, Änderung erkennen, Betroffene informieren
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Register-Monitoring für Gesellschaftsmandate
  Vorher
  - Abruf einzeln und erst bei konkretem Anlass
  - Änderungen bei Gegenseiten bleiben unbemerkt
  - Auszüge liegen verstreut oder gar nicht in der Akte
  Nachher
  - Aktuelle Auszüge liegen in der Akte
  - Wochenbericht je Anwalt mit den Änderungen
  - Anmeldungen werden mit aktuellen Daten vorbereitet
Kernprozesse · Leistungserbringung

Abschluss und Übergabe

Abnahme, Nacharbeiten, Vollzug, Übergabe
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Vollzugs-Assistent nach der Beurkundung
  Vorher
  - Wiedervorlagen in der Software oder auf Papier
  - Status je Vorgang wird einzeln abgefragt
  - Anschreiben werden jedes Mal neu zusammengesetzt
  Nachher
  - Vollzugsstand aller Urkunden auf einen Blick
  - Rückläufe sind dem Vorgang zugeordnet
  - Verzögerungen werden im Wochenüberblick sichtbar
Kernprozesse · Abrechnung und Zahlung

Rechnung erstellen

Leistungen zusammenstellen, Rechnung, Versand
zur Karte
- Branchenübergreifend Rechnungsentwurf aus Leistungsnachweis mit Pflichtangaben-Prüfung
  Vorher
  - Zettel und Lieferscheine am Wochenende abtippen
  - Mengen und Preise von Hand gegen das Angebot prüfen
  - Pflichtangaben nach Gedächtnis kontrollieren
  Nachher
  - Nachweise landen laufend in der Eingangsmappe
  - Entwurf mit markierten Abweichungen zum Auftrag
  - Büro oder Inhaber prüft, korrigiert und gibt frei
Kernprozesse · Abrechnung und Zahlung

Zahlung abgleichen

Kontoauszug, Zuordnung, Klärung, offene Posten
zur Karte
- Branchenübergreifend Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen, Buchhaltung bestätigt
  Vorher
  - Kontoauszug abrufen, Umsätze einzeln durchgehen
  - Rechnungsnummer suchen, Posten von Hand ausgleichen
  - Teil- und Sammelzahlungen mit dem Taschenrechner
  Nachher
  - Umsätze kommen täglich mit Vorschlag zur Zuordnung
  - Eindeutige Treffer bestätigt die Buchhaltung gesammelt
  - Für Restfälle ein begründeter Vorschlag der KI
Kernprozesse · Abrechnung und Zahlung

Mahnen und Forderungen verfolgen

Fälligkeit, Mahnschreiben, Eskalation
zur Karte
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Forderungsmanagement: Mahnlauf, Antragsdaten, Zahlungsabgleich
  Vorher
  - Wiedervorlagen von Hand, Standardschreiben einzeln erstellt
  - Zahlungsabgleich über den Kontoauszug
  - Der Stand einer Forderung ist nur im Kopf des Bearbeiters vollständig
  Nachher
  - Statusübersicht über alle offenen Forderungen
  - Schreiben und Antragsdaten liegen vorbereitet
  - Zahlungen sind automatisch zugeordnet, Teilzahlungen erkannt
Kernprozesse · Kundenservice

Anfragen sichten und verteilen

Eingang, Klassifikation, Zuweisung, Antwortentwurf
zur Karte
- Agenturen Community-Management-Triage für eine Social-Media-Agentur
  Vorher
  - Kommentare/DMs über mehrere Plattformen + Kunden ungesteuert
  - Tonalität schwankt, Krisen fallen spät auf
  - Nacht-/Wochenendspitzen bleiben liegen
  Nachher
  - Klassifikation nach Thema/Marke, Krisen sofort eskaliert
  - Markenkonformer Antwortentwurf aus FAQ-/Marken-Wissen
  - Community Manager prüft und gibt frei
- Onlinehandel Kundenservice- und Retouren-Triage für einen KMU-Onlineshop
  Vorher
  - Viele Anfragen zu Produkt, Versand, Retoure täglich
  - Reaktionszeit leidet bei Peaks und knappem Team
  - Unklare Retourenprozesse kosten Umsatz
  Nachher
  - Anfragen klassifiziert, Entwurf aus Shop-Daten + FAQ
  - Standardfälle vorbeantwortet, Komplexes eskaliert
  - Mehr Bestellungen mit gleichem Service-Team
- Immobilienverwaltung Mieteranfragen-Triage für eine Hausverwaltung
  Vorher
  - Anfragen über Mail, Telefon, Portal parallel, ohne zentrales Ticket
  - Mehrfacherfassung, Vorgangsverlust in Spitzenwochen
  - Reaktionszeit leidet bei Überlastung
  Nachher
  - Anfrage klassifiziert + priorisiert, Vorgang im ERP angelegt
  - Antwortentwurf aus geprüfter Vorlage wartet zur Freigabe
  - Verwalter prüft und versendet, Historie vollständig
Kernprozesse · Kundenservice

Standardfragen beantworten

Frage erkennen, Lösung finden, Antwort, Prüfung
zur Karte
- Agenturen Beratungsbot für ein Möbelhaus mit Übergabe an den Verkauf
  Vorher
  - Antwortzeit Stunden bis Tage
  - Verkäufer beantworten Routinefragen
  - Nichts außerhalb der Öffnungszeiten
  Nachher
  - Routineantworten aus dokumentiertem Wissen
  - Übergabe an den Verkauf mit Termin
  - Wochenbericht als Verbesserungsschleife für Website und FAQ
- IT-Systemhaus Support-Ticket-Triage für ein IT-Systemhaus
  Vorher
  - Tickets manuell triagieren und priorisieren
  - Bekannte Lösungen mühsam wiederfinden
  - Fachkräftemangel bindet Technikerzeit an Routine
  Nachher
  - Klassifikation + RAG-Lösungsvorschlag aus interner Doku
  - Antwortentwurf wartet zur Prüfung
  - Techniker prüft, ergänzt, löst – revisionssicher
Kernprozesse · Kundenservice

Reklamation bearbeiten

Aufnahme, Prüfung, Entscheidung, Rückmeldung und Abschluss
zur Karte
- Branchenübergreifend Reklamation gegen Auftrag prüfen, Entscheidungsvorlage und Antwort
  Vorher
  - Angaben aus Mail oder Anruf uneinheitlich notiert
  - Auftrag und Absprachen in mehreren Systemen suchen
  - Entscheidung im Flurgespräch, je nach Person
  Nachher
  - KI fasst zusammen und fragt fehlende Angaben nach
  - Auftrag, Hausregel und ähnliche Fälle liegen daneben
  - Ein Mensch entscheidet anhand der Vorlage
Unterstützungsprozesse · Buchhaltung

Belege erfassen und kontieren

Beleg empfangen, Daten erfassen, Konto, Buchung
zur Karte
- Steuerberatung Beleg-Vorerfassung für eine Steuerkanzlei
  Vorher
  - PDFs und WhatsApp-Fotos manuell in DATEV tippen
  - 2–3 Min pro Beleg in der Buchhaltung
  - Halber Mitarbeitertag bei 80 Belegen
  Nachher
  - Buchungssatz in DATEV vorausgefüllt
  - 30 Sek Sichtprüfung statt Tippen
  - 94 % Kontierungs-Vorschläge richtig
Unterstützungsprozesse · Buchhaltung

Fehlende Unterlagen nachfassen

Lücken erkennen, erinnern, Status halten
zur Karte
- Steuerberatung Automatisierter Unterlagen-Nachfass für eine Steuerkanzlei
  Vorher
  - Fehlende Belege manuell erinnern und nachtelefonieren
  - Status je Mandant von Hand nachhalten
  - Liegezeiten bis zur Frist, Fristdruck
  Nachher
  - Workflow erkennt offene Unterlagen je Mandant
  - Personalisierte, terminierte Erinnerung mit konkreter Liste
  - Eskalation an die Sachbearbeitung bei Fristnähe
Unterstützungsprozesse · Buchhaltung

Monats- und Jahresabschluss vorbereiten

Abstimmen, Unterlagen sammeln, Übergabe
zur Karte
- Branchenübergreifend Abschluss-Checkliste aus dem Buchungsstand für die Kanzlei
  Vorher
  - Saldenliste Konto für Konto von Hand durchgehen
  - Umsätze ohne Beleg einzeln suchen
  - Unterlagen nach Papier-Checkliste, oft im Januar
  Nachher
  - Workflow erstellt die Checkliste aus dem Export
  - Fehlende Belege und Auffälligkeiten mit Frage
  - Büroleitung klärt, korrigiert und ergänzt Angaben
Unterstützungsprozesse · Personal

Stellen ausschreiben

Profil, Anzeige, Veröffentlichung
zur Karte
- Branchenübergreifend Stellenanzeige aus Profil entwerfen und vor Freigabe prüfen
  Vorher
  - Anforderungen im Kopf, Muss und Kann nicht getrennt
  - Letzte Anzeige kopieren, Titel und Leistungen vage
  - Ein Text für alle Kanäle, Gehalt und Kontakt fehlen
  Nachher
  - Profil nach Vorlage, mit Gehaltsrahmen und Kontakt
  - KI entwirft Text, Titel und Varianten je Portal
  - KI meldet Lücken und heikle Formulierungen
Unterstützungsprozesse · Personal

Bewerbungen sichten

Eingang, Sichtung durch den Betrieb, Rückmeldung
zur Karte
- Branchenübergreifend Bewerbungseingang erfassen, Faktenblatt und Antwortentwurf
  Vorher
  - Bewerbungen im allgemeinen Postfach
  - Vollständigkeit nebenbei geprüft, Lücken fallen spät auf
  - Bestätigung und Nachforderung oft Tage später
  Nachher
  - Jeder Eingang erfasst, abgelegt, Bestätigung als Entwurf
  - KI prüft Unterlagen, ein Mensch gibt Nachforderung frei
  - Faktenblatt ohne Wertung, ein Mensch liest die Originale
Unterstützungsprozesse · Personal

Mitarbeitende einarbeiten

Vorbereiten, Einarbeitungsplan, Begleiten und Feedback
zur Karte
- Branchenübergreifend Einarbeitungsplan und Checkliste aus Rolle und Startdatum
  Vorher
  - Alte Checkliste kopieren oder aus dem Gedächtnis planen
  - Unterlagen und Zugänge per Zuruf oder Mail anstoßen
  - Plan entsteht spät, Zuständige sind nicht benannt
  Nachher
  - Rolle und Startdatum eintragen, KI entwirft den Plan
  - Führungskraft prüft, ändert und gibt den Entwurf frei
  - Aufgaben mit Fälligkeit landen bei den Zuständigen
Unterstützungsprozesse · IT und Daten

Ablage und Dokumente verwalten

Benennen, ablegen, wiederfinden über Metadaten, aufbewahren
zur Karte
- Agenturen Bildarchiv durchsuchbar machen
  Vorher
  - Suchen dauert, Wissen steckt in Köpfen
  - Motive werden doppelt produziert
  - Rechte und KI-Status undokumentiert
  Nachher
  - Suche in natürlicher Sprache und per Ähnlichkeit
  - Kein Motiv ohne Rechtestatus
  - Markeninterne Kategorien nachtrainiert
- Branchenübergreifend Eingehende Dokumente benennen und ablegen, Mensch bestätigt
  Vorher
  - Dateinamen nach eigener Gewohnheit vergeben
  - Ordner suchen, teils doppelt in Postfach und Laufwerk
  - Aufbewahrungsdauer steht nirgends am Dokument
  Nachher
  - Alle Eingänge landen in einem Eingangskorb
  - KI schlägt Titel, Art und Ablageort vor
  - Beschäftigte bestätigen jede Zuordnung
Unterstützungsprozesse · IT und Daten

Wissen auffindbar machen

Quellen bündeln, Fragen beantworten, Fundstellen zeigen
zur Karte
- Eigenes Projekt (branchenübergreifend) go4you – Aufgaben, Ziele und Wissen in einem System: Privacy-First statt Tool-Zoo
  Vorher
  - Wissen in vier Silos ohne gemeinsame Suche
  - Tagesaufgaben ohne Bezug zu Zielen
  - US-Cloud-Abos mit unklarer Datenlage
  Nachher
  - Wikilinks + Backlinks + Volltextsuche über Notizen, PDFs, Aufgaben
  - Jede Aufgabe sichtbar an Lebensbereich/Ziel gekoppelt
  - BYO-API-Key für KI: Schlüssel bleibt im Browser, Anbieter frei wählbar (auch EU)
- Rechtsanwaltskanzlei · Notariat Kanzleiwissen-Chat für Muster, Vermerke und interne Standards
  Vorher
  - Suche in gewachsenen Ordnerstrukturen
  - Nachfragen bei Partnern für wiederkehrende Abläufe
  - Mehrere Versionen desselben Musters im Umlauf
  Nachher
  - Eine Anlaufstelle für internes Wissen
  - Jede Antwort nennt Quelldokument und Versionsstand
  - Neue Mitarbeitende und Referendare finden allein
- Mittelstand (branchenübergreifend) Mitarbeiter-Chat auf eigenem Wissen – DSGVO-konforme ChatGPT-Alternative
  Vorher
  - 1,5-2 Std/Tag Suche in SharePoint, Mail, PDFs, Wiki
  - ChatGPT-Schatten-IT mit Datenleck-Risiko
  - Onboarding teuer, Senior-Wissen schwer abrufbar
  Nachher
  - Antwort im Browser-Chat in unter 10 Sek mit Quellenlink
  - Alle Anfragen geloggt, rollenbasiert, DSGVO-konform
  - Onboarding um 50 % verkürzt, Senior-Wissen abrufbar
- Maschinen- und Anlagenbau Wissens-Bot für Service-Mitarbeitende im Anlagenbau
  Vorher
  - 2.400 PDFs verstreut auf Laufwerken
  - 30–60 Min Suche pro Service-Anfrage
  - Häufig 'ich melde mich zurück' am Telefon
  Nachher
  - Antwort in unter 10 Sek im Teams-Chat
  - Quellenverweis aufs Original-Dokument
  - 92 % der Antworten mit zitierter Quelle
- Maschinen- und Anlagenbau Wissensbot für den Vertrieb eines Maschinenbau-Mittelständlers
  Vorher
  - Spezifikationen in SharePoint, Outlook, alten PDFs
  - 20 Min Suche pro Kundenanruf
  - Häufig 'ich melde mich zurück' am Hörer
  Nachher
  - Antwort im Teams-Chat in unter 10 Sek
  - 97 % der Antworten mit zitierter Quelle
  - Bei Unsicherheit Eskalation an Konstrukteur
Unterstützungsprozesse · IT und Daten

Zugänge und Geräte verwalten

Anlegen, ändern, entziehen, prüfen
zur Karte
- Branchenübergreifend Zugänge aus Personalmeldung ableiten, Entzug mit Nachweis
  Vorher
  - Meldung per Zuruf, die IT erfährt manchmal nichts
  - Zugänge aus dem Gedächtnis, Portale fehlen leicht
  - System für System, ohne Stichtag und Erinnerung
  Nachher
  - Meldung wird ausgelesen, Person und Stichtag stehen da
  - Abgleich Soll-Rolle gegen vorhandene Konten
  - Zuständige Person prüft die Liste und gibt sie frei
Unterstützungsprozesse · Einkauf

Bedarf ermitteln

Bestand, Verbrauch, Bedarf
zur Karte
- Branchenübergreifend Bestellvorschlag aus Bestand und Verbrauch, Mensch gibt frei
  Vorher
  - Bestand von Hand zählen, oft erst bei Engpass
  - Verbrauch nach Erfahrung schätzen
  - Menge nach Mindestbestand oder Bauchgefühl
  Nachher
  - Bestand und Verbrauch kommen per Export
  - Prognose rechnet Saison und Feiertage mit ein
  - Vorschlag mit Begründung, unsichere Artikel markiert
Unterstützungsprozesse · Einkauf

Lieferantenangebote vergleichen

Anfragen, vergleichen, entscheiden
zur Karte
- Elektrohandwerk Angebots-Recherche für ein Elektrohandwerk
  Vorher
  - 3 Telefonate plus 2 Webshops pro Material
  - 20 Min pro Position auf Anfrage
  - Halber Arbeitstag bei zehn Materialien
  Nachher
  - Browser-Agent prüft drei Lieferanten parallel
  - Excel-Tabelle mit Preis, Lieferzeit, Bestand
  - + 12 % günstigerer Einkauf in Stichprobe
- Branchenübergreifend Lieferantenangebote in eine Vergleichstabelle überführen
  Vorher
  - Angebote kommen als PDF, Excel-Datei oder Mailtext
  - Positionen abtippen, Einheiten von Hand umrechnen
  - Fracht und Zahlungsziel aus dem Kleingedruckten
  Nachher
  - Angebote gehen gesammelt an das Sprachmodell
  - KI rechnet auf eine Einheit um, füllt die Tabelle
  - Abweichungen markiert, Fachkraft prüft am Original
Unterstützungsprozesse · Einkauf

Bestellen und Wareneingang

Bestellung, Wareneingang prüfen, Rechnung prüfen
zur Karte
- Branchenübergreifend Abweichungsliste aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung
  Vorher
  - Bestelldaten verstreut in Software und Postfach
  - Lieferschein unterschrieben, Positionen kaum geprüft
  - Rechnung Wochen später, Abgleich von Hand
  Nachher
  - Lieferschein fotografieren, KI ordnet ihn zu
  - Mitarbeiter prüft die Ware vor Ort und meldet Mängel
  - KI prüft die Rechnung gegen Bestellung und Eingang
Unterstützungsprozesse · Verwaltung und Posteingang

Post und Mail sortieren

Eingang, Klassifikation, Weiterleitung, Ablage
zur Karte
- Steuerberatung Eingangs-Mail-Triage für ein Steuerberatungsbüro
  Vorher
  - 200–300 Mails täglich von Hand sortieren
  - 2 Stunden Sortier-Zeit am Morgen
  - Antworten gingen erst am Nachmittag raus
  Nachher
  - Klassifikation in Sekunden, Outlook-Ordner gefüllt
  - 10 Min Sichtprüfung & Versand reichen
  - Antwort-Entwurf liegt vor der Mittagspause
Unterstützungsprozesse · Verwaltung und Posteingang

Anrufe annehmen

Anliegen erfassen, weiterleiten oder lösen, Rückruf
zur Karte
- Handwerk · Heizung/Sanitär Service-Hotline für einen Heizungs- und Sanitärbetrieb
  Vorher
  - Drei verpasste Anrufe pro Stunde zwischen 17 und 19 Uhr
  - 24/7-Erreichbarkeit war unmöglich
  - Standardfragen binden Inhaber-Zeit
  Nachher
  - WhatsApp, Telegram, Web, Anruf – ein Bot, vier Eingänge
  - Rund 60 % der Anfragen ohne menschliche Antwort gelöst (Erfahrungswert)
  - Echte Notfälle gehen direkt aufs Inhaber-Handy, unsichere Fälle an einen Mitarbeiter
- Gesundheitswesen Voice-Anrufannahme für eine Hausarztpraxis
  Vorher
  - MFA-Telefon klingelt 8–12 Uhr ununterbrochen
  - Wartezeiten bis zu 15 Min in Stoßzeiten
  - Routinefragen verbrennen Personal-Energie
  Nachher
  - 70 % der Anrufe ohne MFA-Beteiligung gelöst
  - Sub-Sekunden-Begrüßung, keine Warteschleife
  - Medizinisches, Rezeptbestätigung und Unklares bleiben bei der MFA
Unterstützungsprozesse · Verwaltung und Posteingang

Termine koordinieren

Anfrage, Vorschlag, Bestätigung, Erinnerung
zur Karte
- Coaching · Selbstständige Termin-Agent für eine Coaching-Plattform
  Vorher
  - 4–6 Mails pro Erstberatungs-Terminierung
  - 2 Stunden reine Termin-Logistik pro Woche
  - Risiko von Doppelbuchungen bei Stress
  Nachher
  - WhatsApp-Agent schlägt drei freie Slots vor
  - Fehlt eine Uhrzeit oder ist ein Slot strittig, fragt der Agent nach
  - Reminder + Vorbereitungsfragen automatisch

Wo noch kein Fall steht.

1 der 43 Prozesse haben noch keinen dokumentierten Fall. Sie bleiben auf der Karte, damit die Lücke sichtbar ist und nicht der Eindruck entsteht, KI sei überall schon erprobt.

Leistungserbringung Leistung erbringen

Die Karte

Führungsprozesse 05

Strategie und Planung 03

Finanzen und Controlling 01

Qualität und Compliance 01

Kernprozesse 56

01 Marketing 15

02 Vertrieb und Angebot 07

03 Leistungserbringung 25

04 Abrechnung und Zahlung 03

05 Kundenservice 06

Unterstützungsprozesse 22

Buchhaltung 03

Personal 03

IT und Daten 08

Einkauf 04

Verwaltung und Posteingang 04

Je Prozess die dokumentierten Fälle.

Strategie und Jahresplanung

Vorher

Nachher

KI und Digitalisierung einführen

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Controlling und Berichte

Vorher

Nachher

Compliance prüfen und nachweisen

Vorher

Nachher

Inhalte erstellen und freigeben

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Website und Profile pflegen

Vorher

Nachher

Markt und Wettbewerb beobachten

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Kampagnen auswerten

Vorher

Nachher

Bewertungen und Resonanz beantworten

Vorher

Nachher

Anfrage annehmen und vorqualifizieren

Vorher

Nachher

Lead qualifizieren

Vorher

Nachher

Angebot erstellen

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Vorher

Nachher

Marketing 15

Vertrieb und Angebot 07

Leistungserbringung 25

Abrechnung und Zahlung 03

Kundenservice 06