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Beleg-Vorerfassung für eine Steuerkanzlei

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 23. August 2026.

Aufgabentyp
Erfassung
Betrieb
Self-hosted
Aufwand
Mittel
Zeitrahmen
5 Wochen
Quelle
Anonymisiert

Aufgabe

Eingangsrechnungen kamen als PDFs per Mail oder als Foto vom Mandanten via WhatsApp. Die Buchhaltung tippte Daten manuell in DATEV: Lieferant, Datum, Betrag, Konto. Pro Beleg 2–3 Minuten, bei 80 Belegen am Tag: ein halber Mitarbeitertag verbrannt.

Lösungsweg

n8n empfängt PDFs und Fotos, OCR extrahiert Roh-Daten, ein LLM normalisiert (Adressen, Datumsformate, Steuersätze) und schlägt ein Konto vor. Buchhaltung sieht in DATEV einen vorausgefüllten Buchungssatz, korrigiert wenn nötig, bestätigt.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Jeder Buchungssatz ist vorausgefüllt, aber nicht gebucht. Die Buchhaltung bestätigt oder korrigiert jeden einzelnen. Was die fünf Stufen bedeuten

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • PDFs und WhatsApp-Fotos manuell in DATEV tippen
  • 2–3 Min pro Beleg in der Buchhaltung
  • Halber Mitarbeitertag bei 80 Belegen

Nachher

  • Buchungssatz in DATEV vorausgefüllt
  • 30 Sek Sichtprüfung statt Tippen
  • 94 % Kontierungs-Vorschläge richtig

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Bearbeitungszeit gespart
≈ 60 %
Kontierungs-Vorschläge richtig
94 %
automatische Buchungen ohne Sichtung
0

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Eingangsbelege auslesen, normalisieren und Buchungssätze in DATEV vorbefüllen

  2. Datenfluss

    • Besonders geschützt Mandantenbelege unter der Verschwiegenheit nach § 203 StGB
    • Personenbezogen Lieferanten- und Zahlungsdaten auf den Belegen

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 4 Eigene Umgebung

  4. Setup

    Belege der Mandanten unterliegen der Verschwiegenheit des Steuerberaters; OCR und Kontierungsvorschlag laufen deshalb self-hosted in der Kanzleiumgebung. Gebucht wird nichts ohne Sichtung durch die Buchhaltung.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

n8n workflow OCR (lokal) Ollama (lokales LLM) DATEV-Schnittstelle

Die KI bucht nichts – sie tippt vor. Die Buchhalter-Hand bleibt am Drücker, weil Steuerrecht nicht verzeiht. Aber die 2 Minuten pro Beleg schrumpfen auf 30 Sekunden Sichtprüfung.

Was funktioniert

  • Lieferanten-Lookup gegen DATEV-Stammdaten – kein Anlegen neuer Stammdaten durch KI
  • Konfidenz-Score pro Feld: bei < 80 % wird das Feld rot markiert
  • WhatsApp-Foto-Eingang: Mandant fotografiert, Bot empfängt, OCR läuft, Buchung wartet

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Keine automatische Buchung ohne menschliche Bestätigung
  • Keine USt-Beurteilung bei Auslandssachverhalten – das geht zur Steuerberaterin
  • Kein Lernen aus Korrekturen on-the-fly – Anpassungen werden quartalsweise eingespielt

Vor dem Bauen: Standard prüfen

DATEV liefert seit dem Frühjahr 2026 selbst eine Beleg-OCR mit Buchungsvorschlag. Dieses Szenario lohnt sich deshalb nur noch dort, wo der Standard nicht hinreicht: bei Belegwegen außerhalb der DATEV-Kanäle (Foto per Messenger, fremde Mandantenportale, Papier) oder bei kanzleieigenen Kontierungsregeln, die über den generischen Vorschlag hinausgehen. Wer im Standard arbeitet, prüft zuerst dort.

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