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Auftrag aus Bestellmail vorerfassen und Bestätigung entwerfen

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 26. Oktober 2026.

Prozess
Auftrag anlegen
Aufgabentyp
Vertrieb
Betrieb
Hybrid
Aufwand
Mittel
Quelle
Recherche go4ai (10/2026), Fach- und Anbieterquellen, noch nicht im Betrieb umgesetzt
Im Dossier 07 Abschnitte

Aufgabe

Bei jedem eingehenden Auftrag tippt jemand im Innendienst Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Termine aus Mail oder PDF in die Warenwirtschaft. Liegt ein Angebot vor, wird von Hand dagegen abgeglichen. Das bindet erfahrene Kräfte und erzeugt Zahlendreher und falsche Verpackungseinheiten.

Lösungsweg

Ein Workflow liest das Auftragspostfach mit, ein Sprachmodell überträgt Bestellungen in ein festes Datenschema. Eine Prüfstufe ordnet Kunde und Artikel über den Stamm zu und vergleicht mit dem Angebot; nach Ampel prüft der Innendienst gelbe Fälle und erfasst rote selbst. Jeden Auftrag und jeden Bestätigungsentwurf gibt der Innendienst frei.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Das Sprachmodell erfasst die Bestellung vor, die Prüfstufe markiert Abweichungen. Jeden Auftrag und jede Bestätigung gibt der Innendienst frei; eine automatische Übernahme eindeutiger Aufträge kommt erst in Frage, wenn die Trefferquote im eigenen Betrieb gemessen ist. Was die fünf Stufen bedeuten

Wie es technisch abläuft

Jeder Schritt bleibt einzeln prüfbar; Komponenten werden nur dort genannt, wo sie festgelegt sind.

  1. 01 Postfach auslesen und sortieren Workflow, zum Beispiel n8n
  2. 02 Anhänge lesen OCR
  3. 03 Auftragsdaten extrahieren Sprachmodell mit JSON-Schema
  4. 04 Stamm und Angebot abgleichen Schnittstelle zur Warenwirtschaft
  5. 05 Bestätigung entwerfen Sprachmodell über API
  6. 06 Innendienst prüft und gibt Auftrag und Bestätigung frei

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Mail lesen, Anhang öffnen, Kunden im System suchen
  • Positionen, Mengen und Preise von Hand übertragen
  • Abweichungen zum Angebot mit dem Auge suchen
  • Bestätigung aus der Vorlage schreiben und versenden

Nachher

  • Bestellungen werden erkannt und als Datensatz erfasst
  • Abgleich mit Kunden-, Artikelstamm und Angebot
  • Innendienst prüft gelbe, erfasst rote, gibt alle frei
  • Bestätigungsentwurf, der Innendienst versendet ihn

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Aufträge ohne Freigabe im Innendienst
0
automatisch angelegte Stammdaten
0

Grenzen und bewusste Entscheidungen

Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.

  • Keine Übernahme ins System ohne Freigabe
  • Keine neuen Kunden- oder Artikelstammdaten durch die KI
  • Die KI versendet keine Auftragsbestätigung
  • Belegt an Mittelstand und Großbetrieb, nicht an kleinen Betrieben

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Bestellungen aus Mail und PDF in ein festes Auftragsschema übertragen und gegen Stamm und Angebot prüfen

  2. Datenfluss

    • Personenbezogen Ansprechpartner und Adressen der Kunden
    • Intern Positionen, Konditionen und Preise
    • Intern Kalkulationsdaten aus dem Angebot

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 3 EU-Hosting mit AVV

  4. Setup

    An das Modell gehen nur die Auftragsfelder, Kalkulationsdaten wie Margen verlassen den Betrieb nicht. Für Kundendaten und Konditionen sieht die Lösung ein Modell in der EU-Cloud mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

n8n workflow Microsoft Copilot Studio plattform Sprachmodell über API mit festem JSON-Schema OCR für PDF und Scan Schnittstelle zu Warenwirtschaft oder ERP

Die KI tippt vor, sie bucht nicht. Aus der Bestellmail entsteht ein Datensatz, den eine Prüfstufe gegen Kundenstamm, Artikel und Angebot abgleicht und nach Ampel einordnet. Der Innendienst gibt jeden Auftrag und jede Bestätigung frei, auch weil mit der Bestätigung Verbindlichkeiten entstehen können; wann genau, ist im Einzelfall zu prüfen. Belegt ist der Ablauf an einem mittelständischen Fertiger in der Konzeptphase und an einem Großbetrieb, nicht an einem Betrieb mit 5 bis 50 Beschäftigten.

Was funktioniert

  • Mail und Anhang → OCR → Auftragsdaten im festen Schema
  • Preise und Mengen werden mit dem Angebot verglichen, Abweichungen markiert
  • Korrekturen des Innendiensts werden protokolliert und fließen zurück

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Keine automatische Übernahme grüner Aufträge ins System, anders als im Chemnitzer Konzept
  • Keine neuen Stammdaten durch die KI
  • Keine Kalkulationsdaten an das Modell

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