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Diktat und Aktenvermerk ohne Cloud in der Kanzlei

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 18. August 2026.

Aufgabentyp
Erfassung
Betrieb
Self-hosted
Aufwand
Klein
Zeitrahmen
2–3 Wochen
Quelle
Anonymisiert; abgeleitet aus dem produktiv genutzten Szenario „Diktieren ohne Cloud“
Im Dossier 07 Abschnitte

Aufgabe

Anwälte diktieren Schriftsätze, Aktenvermerke, Telefonnotizen und Mandantenanschreiben. Die klassischen Wege sind beide unbefriedigend: Cloud-Spracherkennung führt Mandatsgeheimnisse aus der Kanzlei heraus, der Weg über die Schreibkraft bringt einen Tag Rücklaufzeit.

Lösungsweg

Lokale Spracherkennung wandelt das Diktat auf Kanzleiserver oder Arbeitsplatz in Text. Ein lokales Sprachmodell bringt ihn in eine vorgegebene Form – Aktenvermerk mit Datum, Beteiligten, Sachverhalt und offenen Punkten, oder Schriftsatz-Rohfassung mit Gliederung. Ein juristisches Vokabular aus Normkürzeln, Gerichtsbezeichnungen und Aktenzeichenformaten verbessert die Erkennung. Ausgabe als DOCX in die Akte der Kanzleisoftware.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Aktenvermerk und Rohfassung sind Entwürfe. Jeder Text wird gelesen und freigegeben, versendet wird nichts automatisch. Was die fünf Stufen bedeuten

Wie es technisch abläuft

Jeder Schritt bleibt einzeln prüfbar; Komponenten werden nur dort genannt, wo sie festgelegt sind.

  1. 01 Diktat Diktiergerät / Headset
  2. 02 Transkription faster-whisper, lokal
  3. 03 Formung Ollama, Vermerkvorlage
  4. 04 Ablage n8n → DMS der Kanzleisoftware
  5. 05 Freigabe Anwältin / Anwalt

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Diktat aufs Gerät, Übertragung durch die Schreibkraft, Rücklauf am nächsten Tag
  • Alternativ Cloud-Diktat mit unklarer Datenroute
  • Fachbegriffe und Aktenzeichen werden regelmäßig falsch erkannt

Nachher

  • Diktat wird in Minuten zum formatierten Entwurf
  • Sprach- und Textdaten verlassen die Kanzlei nicht
  • Schreibkräfte prüfen und korrigieren, statt abzutippen

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

vom Diktat zum prüfbaren Entwurf statt Stunden
Minuten
Übermittlung von Mandatsdaten nach außen
0
Rechtsauffassung durch das System
0

Grenzen und bewusste Entscheidungen

Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.

  • Kein Cloud-Modell – auch nicht für schwierige Passagen
  • Keine Rechtsrecherche und keine Fundstellen aus dem Modell
  • Kein automatischer Versand; jeder Text wird gelesen und freigegeben

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Diktate zu Aktenvermerken und Schriftsatz-Rohfassungen verschriftlichen

  2. Datenfluss

    • Besonders geschützt Mandatsgeheimnisse in Diktaten, § 203 StGB und § 43e BRAO

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 4 Eigene Umgebung

  4. Setup

    Diktate tragen Mandatsgeheimnisse; die eigene Umgebung ist die einzige zulässige Klasse. Genau so ist der Case gebaut: Spracherkennung und Formung laufen self-hosted auf Kanzleiserver oder Arbeitsplatz, ein Cloud-Modell ist auch für schwierige Passagen ausgeschlossen.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

n8n workflow faster-whisper (self-hosted) Ollama (lokales LLM) Kanzleisoftware-DMS

Das System tippt und ordnet, es formuliert keine Rechtsauffassung. Damit ist die berufsrechtlich heikelste Frage aus dem Weg geräumt, bevor sie entsteht: Wenn nichts die Kanzlei verlässt, muss auch nichts vertraglich abgesichert werden, was nach § 43e BRAO abzusichern wäre.

Was funktioniert

  • Aktenvermerke, Telefonnotizen und Besprechungszusammenfassungen nach fester Vorlage
  • Rohfassungen für Schriftsätze mit Gliederung, die der Anwalt weiterbearbeitet
  • Erkennung juristischer Fachbegriffe über ein gepflegtes Kanzlei-Vokabular

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Keine Cloud-Spracherkennung und kein externes Sprachmodell
  • Keine inhaltliche Ergänzung durch das Modell – nur Formung des Gesprochenen
  • Keine automatische Ablage ohne Prüfung des Textes

Die Verschwiegenheitspflicht gilt nach den BRAK-Hinweisen (12/2024) auch gegenüber KI-Anbietern; die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen ist nach dem dort beschriebenen Stand der Technik nicht erforderlich. Wer trotzdem ein externes Modell zuschalten will, braucht den Weg über einen Privacy Gateway. Die Ausgangslage der Branche steht im Branchenprofil Rechtsanwaltskanzlei & Notariat.

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