Diktat und Aktenvermerk ohne Cloud in der Kanzlei
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 18. August 2026.
- Aufgabentyp
- Erfassung
- Betrieb
- Self-hosted
- Aufwand
- Klein
- Zeitrahmen
- 2–3 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert; abgeleitet aus dem produktiv genutzten Szenario „Diktieren ohne Cloud“
Aufgabe
Anwälte diktieren Schriftsätze, Aktenvermerke, Telefonnotizen und Mandantenanschreiben. Die klassischen Wege sind beide unbefriedigend: Cloud-Spracherkennung führt Mandatsgeheimnisse aus der Kanzlei heraus, der Weg über die Schreibkraft bringt einen Tag Rücklaufzeit.
Lösungsweg
Lokale Spracherkennung wandelt das Diktat auf Kanzleiserver oder Arbeitsplatz in Text. Ein lokales Sprachmodell bringt ihn in eine vorgegebene Form – Aktenvermerk mit Datum, Beteiligten, Sachverhalt und offenen Punkten, oder Schriftsatz-Rohfassung mit Gliederung. Ein juristisches Vokabular aus Normkürzeln, Gerichtsbezeichnungen und Aktenzeichenformaten verbessert die Erkennung. Ausgabe als DOCX in die Akte der Kanzleisoftware.
Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.
Wie es technisch abläuft
Jeder Schritt bleibt einzeln prüfbar; Komponenten werden nur dort genannt, wo sie festgelegt sind.
- 01 Diktat Diktiergerät / Headset
- 02 Transkription faster-whisper, lokal
- 03 Formung Ollama, Vermerkvorlage
- 04 Ablage n8n → DMS der Kanzleisoftware
- 05 Freigabe Anwältin / Anwalt
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- Diktat aufs Gerät, Übertragung durch die Schreibkraft, Rücklauf am nächsten Tag
- Alternativ Cloud-Diktat mit unklarer Datenroute
- Fachbegriffe und Aktenzeichen werden regelmäßig falsch erkannt
Nachher
- Diktat wird in Minuten zum formatierten Entwurf
- Sprach- und Textdaten verlassen die Kanzlei nicht
- Schreibkräfte prüfen und korrigieren, statt abzutippen
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- vom Diktat zum prüfbaren Entwurf statt Stunden
- Minuten
- Übermittlung von Mandatsdaten nach außen
- 0
- Rechtsauffassung durch das System
- 0
Grenzen und bewusste Entscheidungen
Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.
- Kein Cloud-Modell – auch nicht für schwierige Passagen
- Keine Rechtsrecherche und keine Fundstellen aus dem Modell
- Kein automatischer Versand; jeder Text wird gelesen und freigegeben
Werkzeug-Stack
Das System tippt und ordnet, es formuliert keine Rechtsauffassung. Damit ist die berufsrechtlich heikelste Frage aus dem Weg geräumt, bevor sie entsteht: Wenn nichts die Kanzlei verlässt, muss auch nichts vertraglich abgesichert werden, was nach § 43e BRAO abzusichern wäre.
Was funktioniert
- Aktenvermerke, Telefonnotizen und Besprechungszusammenfassungen nach fester Vorlage
- Rohfassungen für Schriftsätze mit Gliederung, die der Anwalt weiterbearbeitet
- Erkennung juristischer Fachbegriffe über ein gepflegtes Kanzlei-Vokabular
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Keine Cloud-Spracherkennung und kein externes Sprachmodell
- Keine inhaltliche Ergänzung durch das Modell – nur Formung des Gesprochenen
- Keine automatische Ablage ohne Prüfung des Textes
Die Verschwiegenheitspflicht gilt nach den BRAK-Hinweisen (12/2024) auch gegenüber KI-Anbietern; die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen ist nach dem dort beschriebenen Stand der Technik nicht erforderlich. Wer trotzdem ein externes Modell zuschalten will, braucht den Weg über einen Privacy Gateway. Die Ausgangslage der Branche steht im Branchenprofil Rechtsanwaltskanzlei & Notariat.