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Lieferantenangebote in eine Vergleichstabelle überführen

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 26. Oktober 2026.

Prozess
Lieferantenangebote vergleichen
Aufgabentyp
Recherche
Betrieb
Hybrid
Aufwand
Klein
Quelle
Recherche go4ai (10/2026), Fach- und Anbieterquellen, noch nicht im Betrieb umgesetzt
Im Dossier 07 Abschnitte

Aufgabe

Bei größeren Materialbestellungen oder Fremdvergaben kommen mehrere Angebote, jedes in anderem Format, mit anderen Einheiten und anderem Kleingedruckten. Heute werden Positionen von Hand abgetippt und umgerechnet, Fracht und Mindestmengen nachgetragen. Das kostet Zeit, und Lücken im Leistungsumfang fallen oft erst nach der Entscheidung auf.

Lösungsweg

Die eingegangenen Angebote gehen gesammelt an ein Sprachmodell mit Dokumentenauslese, gescannte vorher durch Texterkennung. Es liest Positionen, Preise, Lieferzeit und Konditionen aus, rechnet auf eine Einheit um und markiert Abweichungen und fehlende Positionen. Die Fachkraft prüft am Original, der Betrieb bewertet und entscheidet.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Das Sprachmodell liefert eine Vergleichstabelle mit Markierungen und offenen Fragen. Werte prüft die Fachkraft am Original, Lieferant und Rückfragen entscheidet der Betrieb. Was die fünf Stufen bedeuten

Wie es technisch abläuft

Jeder Schritt bleibt einzeln prüfbar; Komponenten werden nur dort genannt, wo sie festgelegt sind.

  1. 01 Angebote aus dem Einkaufspostfach holen Workflow
  2. 02 Gescannte Angebote lesen OCR
  3. 03 Positionen auslesen und umrechnen Sprachmodell mit PDF-Auslese
  4. 04 Vergleichstabelle mit Markierungen Tabellenkalkulation
  5. 05 Fachkraft prüft, Betrieb entscheidet

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Angebote kommen als PDF, Excel-Datei oder Mailtext
  • Positionen abtippen, Einheiten von Hand umrechnen
  • Fracht und Zahlungsziel aus dem Kleingedruckten
  • Lücken und Abweichungen fallen oft erst später auf

Nachher

  • Angebote gehen gesammelt an das Sprachmodell
  • KI rechnet auf eine Einheit um, füllt die Tabelle
  • Abweichungen markiert, Fachkraft prüft am Original
  • Betrieb bewertet und entscheidet, gibt Rückfragen frei

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Lieferantenentscheidungen durch die KI
0
Rückfragen an Lieferanten ohne Freigabe
0

Grenzen und bewusste Entscheidungen

Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.

  • Die KI empfiehlt keinen Lieferanten verbindlich
  • Qualität und Ausführung beurteilt der Betrieb
  • Verhandlung und Bestellung bleiben beim Betrieb
  • Kontaktdaten der Ansprechpersonen gehen nicht ans Modell

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Eingegangene Lieferantenangebote auslesen, auf eine gemeinsame Basis umrechnen und als Vergleichstabelle ausgeben

  2. Datenfluss

    • Intern Preise, Staffeln, Lieferzeiten und Konditionen der Lieferanten
    • Personenbezogen Namen und Kontaktdaten der Ansprechpersonen in Angeboten und Mails

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 2 Business-Cloud mit AVV

  4. Setup

    Werden Kontaktdaten vorher entfernt, gehen nur Geschäftsdaten an das Modell, dafür genügt ein Geschäftszugang mit Auftragsverarbeitung. Ob Konditionen vertraulich sind und an einen externen Dienst dürfen, ist im Einzelfall zu prüfen.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

Make workflow Sprachmodell über API mit PDF-Auslese OCR für gescannte Angebote Tabellenkalkulation (zum Beispiel Excel Online oder Google Sheets)

Die KI wählt keinen Lieferanten, sie bringt die Angebote auf eine gemeinsame Basis. Abtippen und Umrechnen entfallen, Abweichungen und fehlende Positionen sind markiert. Die Fachkraft prüft unsichere Werte am Original, über Qualität, Lieferant und Rückfragen entscheidet der Betrieb. Ein Experiment einer Hochschule zeigt den Schritt, ein Betrieb dieser Größe hat ihn noch nicht belegt.

Was funktioniert

  • Umrechnung auf eine gemeinsame Einheit, etwa den Preis je Stück, statt Vergleich nach Gesamtpreis
  • Positionen, die in einem Angebot fehlen oder anders beschrieben sind, stehen auf einer Liste offener Rückfragen
  • Jede Tabelle verweist auf das Originalangebot und ergibt mit der Zeit eine Preishistorie

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Preisrecherche in Webshops ist ein eigener Fall, hier geht es um eingegangene Angebote
  • Rahmenverträge und feste Großhändlerkonditionen können den Vergleich überflüssig machen
  • Welche Aufbewahrungspflichten für Vergleichsunterlagen gelten, ist im Einzelfall zu prüfen

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