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Offene Angebote erkennen und den Nachfass-Kontakt vorbereiten

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Geprüft am 26. Oktober 2026.

Prozess
Angebot nachfassen
Aufgabentyp
Vertrieb
Betrieb
Hybrid
Aufwand
Klein
Quelle
Recherche go4ai (10/2026), Fach- und Anbieterquellen, noch nicht im Betrieb umgesetzt
Im Dossier 07 Abschnitte

Aufgabe

Nach jedem versendeten Angebot sollte jemand nachfassen, bei laufendem Angebotsgeschäft mehrmals pro Woche. Oft unterbleibt es, weil Fristen nur im Kopf stehen und niemand aufdringlich wirken will. Angebote liegen dann ohne Rückmeldung, und Aufträge gehen unbemerkt an Mitbewerber.

Lösungsweg

Ein Workflow prüft täglich Angebotsliste, CRM oder Tabelle auf erreichte Nachfassfristen. Ein Sprachmodell fasst Angebot und Verlauf zusammen und schreibt einen Leitfaden für den Anruf und einen Mail-Entwurf. Die zuständige Person ruft selbst an oder versendet; aus ihrer Notiz schlägt die KI Status und nächste Frist vor, der Mensch bestätigt.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Autonomiestufe 1 von 4 Der Workflow meldet fällige Angebote, das Sprachmodell bereitet Anruf und Mail vor. Anrufen, versenden und den Status bestätigen bleibt bei der zuständigen Person. Was die fünf Stufen bedeuten

Wie es technisch abläuft

Jeder Schritt bleibt einzeln prüfbar; Komponenten werden nur dort genannt, wo sie festgelegt sind.

  1. 01 Fällige Angebote finden Workflow, Angebotssoftware oder CRM
  2. 02 Angebot und Verlauf zusammenfassen Sprachmodell über API
  3. 03 Anrufleitfaden und Mail-Entwurf Sprachmodell über API
  4. 04 Aufgabe und Entwurf ablegen Microsoft 365 oder Google Workspace
  5. 05 Zuständige Person ruft an oder versendet und bestätigt den Status

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Nachgefasst wird nur, woran jemand denkt
  • Angebot, Mails und Notizen einzeln zusammensuchen
  • Nachfass-Mail jedes Mal neu oder gar nicht
  • Status und Absagegrund selten nachgetragen

Nachher

  • Workflow meldet täglich die fälligen Angebote
  • KI fasst zusammen und schreibt einen Anrufleitfaden
  • Mensch prüft den Mail-Entwurf und versendet selbst
  • KI schlägt Status und Frist vor, der Mensch bestätigt

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Nachrichten, die die KI selbst versendet
0

Grenzen und bewusste Entscheidungen

Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.

  • Die KI versendet keine Nachricht selbst
  • An das Modell gehen nur die nötigen Angebotsfelder
  • Kein Status ohne Bestätigung durch den Menschen
  • Ob eine Nachfass-Mail als Werbung gilt, ist im Einzelfall zu prüfen

Herleitung: vom Prozess zum Werkzeug

Das Setup folgt aus der Tätigkeit und ihren Daten, nicht aus einer Tool-Präferenz. Die Kette läuft immer in dieselbe Richtung.

  1. Tätigkeit

    Fällige Angebote erkennen und Anruf und Nachfass-Mail aus Angebot und Verlauf vorbereiten

  2. Datenfluss

    • Personenbezogen Kontaktdaten der Kunden, Gesprächsnotizen
    • Intern Angebotsinhalte mit Leistungen und Preisen

  3. Werkzeugklasse

    Klasse 3 EU-Hosting mit AVV

  4. Setup

    An das Sprachmodell gehen nur die für die Zusammenfassung nötigen Felder, darunter Kundenbezug und Preise. Die Lösung sieht deshalb ein Modell mit Verarbeitung in der EU oder im eigenen Haus vor.

Die Werkzeugklasse ist die Mindestanforderung für die Daten, die tatsächlich ins Werkzeug fließen. Wie die Kette Nutzenrechnung, Rechtsfrage und Werkzeugwahl aus derselben Tabelle beantwortet, steht unter Prozessanalyse & Werkzeugwahl.

Werkzeug-Stack

Make workflow Microsoft Copilot Studio plattform Sprachmodell über API Angebots- oder Handwerkersoftware bzw. CRM

Die KI ruft nicht an und schreibt keinem Kunden selbst. Sie merkt, welches Angebot fällig ist, und legt der zuständigen Person bereit, was sie für den Anruf braucht: Positionen, Summe, Gültigkeit, frühere Notizen und einen Leitfaden. Den Kontakt führt der Mensch. Belegt sind bisher das Problem und die Werkzeugfunktionen, nicht der Ablauf in einem Betrieb, und verlässliche Erfolgsquoten für das Nachfassen gibt es nicht.

Was funktioniert

  • Tägliche Liste der Angebote mit erreichter Nachfassfrist
  • Zusammenfassung aus Positionen, Summe, Gültigkeit und früheren Notizen vor dem Anruf
  • Status und Absagegrund werden nach dem Gespräch vorgeschlagen und bestätigt

Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt

  • Kein Versand durch die KI
  • Keine Nachfassfristen durch die KI, die legt der Betrieb fest
  • Keine Erfolgsquote, weil es dafür keine verlässliche Zahl gibt

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