KI-Richtlinie
Was in einer KI-Richtlinie stehen muss, damit sie etwas regelt: Datenklassen statt Grundsätze, Prüfstufen statt Appelle – und warum der Betriebsrat unabhängig von der Risikoklasse mitbestimmt.
Vor dieser Vertiefung: KI-Compliance
Das Thema in drei Schritten.
Inhalt 7 Kapitel
Worum es geht
„KI-Richtlinie Muster“ ist eine der häufigsten Suchanfragen aus dem Mittelstand, und es gibt reichlich Angebot: mindestens acht Vorlagen sind im Umlauf, die meisten von Beratungs- oder Softwarehäusern, die daran ein Schulungsangebot hängen. Was dabei selten mitgeliefert wird, ist die Unterscheidung zwischen einer Richtlinie, die etwas regelt, und einer, die etwas behauptet.
Der Unterschied ist konkret. Eine Richtlinie, die „verantwortungsvollen Umgang mit KI“ fordert, regelt nichts: Sie benennt kein Werkzeug, keine Datenklasse, keine Prüfstufe. Sie belegt auch nichts, weil sich aus ihr kein Verstoß feststellen lässt. Eine Richtlinie, die sagt, welches Werkzeug welche Daten sehen darf und wer das Ergebnis abnimmt, tut beides.
Warum überhaupt eine Regel
Der Ausgangspunkt ist fast immer derselbe: Es wird bereits KI genutzt, nur ungeregelt. Mitarbeitende arbeiten mit privaten Accounts, weil es schneller geht, und laden dabei Verträge oder Kundendaten in Systeme, mit denen niemand einen Auftragsverarbeitungsvertrag hat. Das ist Shadow AI, und dagegen helfen genau zwei Dinge nicht: keine Regel und ein Verbot. Ohne Regel passiert es offen, mit Verbot heimlich.
Eine Richtlinie, die zugelassene Werkzeuge benennt und erlaubte Datenklassen festlegt, ist die einzige Form, die den Datenfluss tatsächlich steuert – weil sie einen erlaubten Weg anbietet, der bequem genug ist, um genommen zu werden.
Dazu kommt ein zweiter Nutzen, der oft übersehen wird: Dieselbe Richtlinie ist eines der drei Nachweisdokumente unter der KI-Verordnung und zugleich die Maßnahme nach Art. 4. Ein Dokument, zwei Pflichten.
Die zehn Abschnitte
| Abschnitt | Was konkret drinsteht |
|---|---|
| Geltungsbereich | Alle Beschäftigten, ausdrücklich auch Freie, Praktikanten, Werkstudenten und Dienstleister mit Zugang zu Unternehmensdaten |
| Zugelassene Werkzeuge | Liste mit Tarif, AVV-Status und Rechenort; private Accounts ausgeschlossen; ein Weg, wie ein neues Werkzeug dazukommt |
| Eingabeverbote nach Datenklasse | Was nie hinein darf, was nur ersetzt hinein darf, was frei ist |
| Menschliche Aufsicht | Prüfpflicht vor Weitergabe, Freigabestufen nach Außenwirkung, keine vollautomatisierten Entscheidungen über Personen |
| Kennzeichnung | Wann KI-Erzeugtes gegenüber Kunden erkennbar sein muss (Art. 50 KI-VO) |
| Kompetenzmaßnahmen | Einführung, jährliche Auffrischung, Einweisung pro Werkzeug, Nachweisführung |
| Verantwortlichkeiten | Wer gibt Werkzeuge frei, wer pflegt die Liste, wer ist ansprechbar |
| Melde- und Beschwerdewege | Wohin bei Verdacht auf Datenabfluss oder Fehlverhalten, verbunden mit dem Datenpannenprozess |
| Protokollierung | Welche Nutzungsdaten erhoben werden, wer sie sieht – und wofür sie ausdrücklich nicht verwendet werden |
| Überprüfung | Jährliche Revision, außerdem bei jedem neuen Werkzeug und bei Rechtsänderungen |
Drei davon entscheiden, ob das Dokument trägt.
Eingabeverbote nach Datenklasse sind der Kern. Sie funktionieren nur, wenn sie an eine Klassifikation gebunden sind, die im Haus verstanden wird – das Drei-Ampel-Modell leistet das für die meisten Betriebe. Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB, Gesundheitsdaten und Geschäftsgeheimnisse gehören in keine Standardoberfläche. Vieles andere darf hinein, wenn es vorher ersetzt wurde. Der Rest ist frei. Diese drei Zeilen sind mehr wert als zwei Seiten Grundsätze.
Menschliche Aufsicht braucht Abstufung, sonst wird sie ignoriert. Ein interner Entwurf verlangt eine Plausibilitätsprüfung, ein Text mit Außenwirkung eine fachliche Abnahme, eine rechtlich oder medizinisch relevante Aussage eine Vollprüfung durch einen Fachmenschen. Wer für alles dieselbe Tiefe vorschreibt, bekommt für nichts eine echte Prüfung.
Protokollierung ist der Abschnitt, an dem die Richtlinie im Betrieb scheitern oder gelingen kann, siehe unten.
Mitbestimmung: nicht die Risikoklasse entscheidet
Ein verbreiteter Fehlschluss lautet, Mitbestimmung sei erst bei Hochrisiko-KI nach Anhang III ein Thema. Das trifft nicht zu. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift, sobald ein System objektiv geeignet ist, Leistung oder Verhalten zu überwachen – unabhängig davon, wie die KI-Verordnung es einstuft und unabhängig davon, ob jemand es tatsächlich zur Überwachung nutzen will. Praktisch jedes Werkzeug mit Nutzerprotokoll fällt darunter. Dazu kommt § 90 BetrVG: Der Betriebsrat ist bereits bei der Planung zu unterrichten, nicht erst bei der Einführung.
Praktisch heißt das: Der Betriebsrat kommt vor dem ersten Rollout an den Tisch, nicht danach. In Betrieben mit Betriebsrat wird die Richtlinie deshalb meist als Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Und der Abschnitt zur Protokollierung wird zum wichtigsten des Dokuments, weil dort steht, was mit den Nutzungsdaten gerade nicht passiert – keine Leistungskontrolle, kein Abgleich zwischen Personen.
Eine Einordnung, die in Anbieter-Blogs kursiert, sollte man nicht übernehmen: Ein „BAG-Urteil 2026 zu KI“, das angeblich Mitbestimmung bei praktisch jedem KI-System festschreibt, ist nicht durch ein Aktenzeichen belegt. Die bestätigten BAG-Entscheidungen vom 28. Januar 2026 betreffen den Betriebsbegriff, nicht KI. Die Rechtslage oben stützt sich auf das Gesetz und auf Kanzleiauswertungen, nicht auf ein Urteil, das es so nicht gibt.
Was Art. 4 heute verlangt – und was nicht
Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 KI-VO in der Fassung des Digital Omnibus, „Maßnahmen zu ergreifen, um KI-Kompetenz zu fördern“. Vorher hieß es „sicherstellen“. Der Unterschied ist keine Formalie: Ein bestimmtes Kompetenzniveau pro Person ist nicht mehr geschuldet.
Für die Richtlinie heißt das zweierlei. Sie bleibt sinnvoll – ein Dokument mit Schulungsplan und Teilnahmenachweis ist genau die geforderte Maßnahme, und sie trägt die Rechenschaft gegenüber Behörde wie Betriebsrat. Und sie sollte ohne die Drohkulisse verkauft werden, die viele Angebote mitliefern: „Schulungsnachweis sonst Bußgeld“ ist in dieser Schärfe nicht haltbar. Mehr dazu unter EU AI Act.
Was eine Richtlinie ohne Schulung nicht ist: eine Maßnahme. Eine Unterschrift unter ein Dokument fördert keine Kompetenz.
Woher die Vorlage kommen sollte
Eine eigene Vorlage gibt es hier nicht, und das ist Absicht. Das Mittelstand-Digital Zentrum Berlin stellt eine kostenlose, öffentlich geförderte Vorlage mit einer Sieben-Schritte-Anleitung bereit. Sie ist als Ausgangspunkt den Anbieter-Vorlagen vorzuziehen, weil sie an kein Schulungsangebot gekoppelt ist und weil ihre Herkunft nachvollziehbar bleibt.
Die Arbeit, die danach übrig bleibt, ist ohnehin die eigentliche: die Liste der zugelassenen Werkzeuge mit Tarif und Rechenort, die Zuordnung der Datenklassen und die Prüfstufen. Diese drei Dinge kann keine Vorlage liefern, weil sie vom Haus abhängen.
Ein vertretbarer Weg
- Mit der Werkzeugliste anfangen, nicht mit Grundsätzen. Was wird heute tatsächlich genutzt, in welchem Tarif, mit welchem Vertrag, an welchem Rechenort? Die Werkzeug-Landkarte und die Entscheidungskarte Wo rechnet mein Modell beantworten den letzten Punkt.
- Datenklassen zuordnen. Drei Stufen reichen. Wer fünf braucht, hat ein anderes Problem.
- Prüfstufen festlegen, gestaffelt nach Außenwirkung.
- Betriebsrat unterrichten, bevor etwas ausgerollt wird.
- Schulung terminieren und die Teilnahme dokumentieren. Ohne diesen Schritt ist das Dokument keine Art.-4-Maßnahme.
- Revisionstermin eintragen. Rechenorte und Tarife der Werkzeuge haben sich 2026 quartalsweise geändert; eine Richtlinie mit veralteter Werkzeugliste regelt wieder nichts.