Zehn Fragen, bevor du ein KI-Werkzeug auswählst

Wer zum ersten Mal KI für den eigenen Betrieb prüft, bekommt von allen Seiten Werkzeugnamen zugerufen. Diese Checkliste dreht die Reihenfolge um: Das Werkzeug ist die letzte Entscheidung, nicht die erste. Zehn Fragen, keine davon technisch – ein Blatt Papier oder eine einfache Tabelle genügt. Die Fragen folgen demselben Dreischritt wie diese Website: Verstehen, Bewerten, Anwenden.

Verstehen: die eigene Arbeit

1. Welche Aufgabe kommt jede Woche wieder und kostet spürbar Zeit? Nimm die, bei der du innerlich seufzt – nicht die, die in einer KI-Demo gut aussah.
2. Wie läuft sie heute wirklich ab? Schritt für Schritt, einschließlich der Wartezeiten. Der Umweg („dann schicke ich es nochmal zurück, weil …“) gehört dazu.
3. Wie lange dauert sie je Vorgang, und wie oft pro Woche? Eine Woche ehrlich mitzählen schlägt jede Schätzung aus dem Bauch.

Bewerten: Daten und Nutzen

4. Welche Informationen fließen hinein? Stehen Namen, Adressen, Kundendaten darin – oder sogar Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse? Diese eine Antwort entscheidet später über die zulässigen Werkzeuge.
5. Wer prüft heute das Ergebnis, bevor es den Betrieb verlässt? Wenn die Antwort „niemand“ lautet, ist die Aufgabe kein Kandidat für den Anfang.
6. Was würde ein fehlerhafter Entwurf anrichten? Fällt er auf, bevor er nach draußen geht, ist das Risiko beherrschbar. Wenn nicht: Finger weg.
7. Rechne hoch: eingesparte Minuten × Vorgänge pro Woche × 46 Wochen. Aus 20 Minuten und 10 Vorgängen werden gut 150 Stunden im Jahr. Erst diese Zahl macht die Entscheidung rechenbar.

Anwenden: das Werkzeug zuletzt

8. Welche Werkzeugklasse erlauben deine Daten? Faustregel: interne Daten → Business-Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Kundendaten → EU-Verarbeitung; Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse → eigene Umgebung. Oft senkt schon eine Projektnummer statt des Kundennamens die Anforderung um eine Stufe.
9. Was kann die Software, die du schon bezahlst? Branchensoftware und vorhandene Verträge zuerst prüfen, dann zukaufen.
10. Woran misst du nach vier Wochen, ob es wirkt – und bei welchem Ergebnis hörst du wieder auf? Wer die Abbruchschwelle vorher festlegt, kann nüchtern entscheiden statt schönzureden.

Was du danach in der Hand hast

Die Antworten auf diese zehn Fragen sind bereits die Analyse im Kleinen: eine Tabelle, die drei Fragen zugleich beantwortet. Lohnt es sich (Fragen 3 und 7)? Dürfen wir das (Fragen 4 und 8)? Womit (Frage 9)? Genau in dieser Reihenfolge entstehen auch die dokumentierten Praxis-Szenarien – jedes trägt einen Abschnitt „Herleitung“, der von der Tätigkeit über die Datenklassen zur Werkzeugklasse führt.

Und ein Nebeneffekt, der im Alltag zählt: Wer die Reihenfolge kennt, erkennt jedes Angebot sofort, das sie umdreht und beim Werkzeug beginnt.

Weiterführend:

• Prozessanalyse & Werkzeugwahl – die Methode hinter den zehn Fragen, mit der vollständigen Ableitungskette.
• Der Prozess-Check – anonym, zwei Minuten, trennt ein Informationsproblem von einem unklaren Prozess.
• KI-Compliance – wenn Frage 4 auf heikle Daten gestoßen ist.